La comptabilització de les operacions financeres d'un negoci és una funció important de les operacions diàries. Desenvolupar i utilitzar un sistema de comptabilitat adequat garantirà que totes les transaccions es registren correctament i amb precisió en el llibre general de la companyia. Els avenços tecnològics faciliten el procés de comptabilitat de moltes empreses.
Sistema manual
Els sistemes de comptabilitat manual utilitzen diversos llibres de documents per registrar transaccions financeres. Les empreses tenen llibretes separades per a cada part del sistema de comptabilitat, com ara comptes per pagar, comptes per cobrar i vendes. Els comptadors consoliden aquests llibres en un llibre general, proporcionant el saldo per a cada llibre. El quadern general del llibre de notes ajuda en la creació d'estats financers.
Beneficis de comptabilitat manual
Tot i que són tediosos i consumeixen temps, els sistemes de comptabilitat manual ofereixen alguns beneficis. Els llibres de notes són fàcils de revisar, i els comptadors poden fer canvis senzills si és necessari; Els comptes individuals es reconcilien fàcilment perquè la informació està ordenada sistemàticament a través de cada llibre. Els comptadors també tenen el benefici de manipular físicament cada llibre principal i crear notes en comptes de clients sobre qualsevol problema que requereixi aclariments o correccions.
Sistema informatitzat
Els fulls de càlcul i els sistemes d'informació comptable requereixen comptadors per introduir dades financeres i, després, els algoritmes matemàtics calcular la informació en els llibres i els estats financers necessaris. Els sistemes computarizados també permeten als comptadors crear una anàlisi de tendències i informar-ne qualsevol variació de forma ràpida i precisa. A més, les transaccions de totes les divisions d'empreses són accessibles a través de sistemes comptables informatitzats, que ofereixen als comptadors un millor accés a la informació financera.
Beneficis comptable informatitzats
La comptabilitat computada ofereix diversos avantatges més que la comptabilitat manual; els comptadors processen més informació més ràpid, les fórmules comproven que els totals calculats i els errors són menys comuns. Els sistemes de comptabilitat també són personalitzables per la indústria, permetent als comptadors l'oportunitat d'utilitzar plantilles preestablertes per al seu llibre general. Els comptadors també poden emmagatzemar diversos anys d'informació financera amb relativa facilitat, oferint-los l'oportunitat de revisar la informació de l'any anterior sense classificar-se a través de piles de llibretes de paper.
Millor mètode
La majoria de les empreses utilitzen un sistema comptable informatitzat per registrar i presentar la seva informació financera. El sistema permet registrar transaccions comercials amb precisió i generar informes financers ràpidament per a la revisió de la gestió. Tot i que les funcions de comptabilitat manual han canviat, mai no sortirà completament. Els comptadors han de revisar la informació presentada en els informes financers del sistema de comptabilitat per garantir la precisió i la validesa. Els comptadors també han d'assegurar-se que tota la informació financera segueix els principis de comptabilitat generalment acceptats i qualsevol altra guia d'agències reguladores.
