Els assistents virtuals funcionen com a contractistes independents oferint serveis clericals i diversos serveis similars als secretaris en funcions, als administradors i al personal clerical. Generalment funcionen des d'una oficina a casa equipada amb màquina de fax, ordinador, escriptori, impressora i accés a Internet. Els tipus de programari requerits pels assistents virtuals depenen de la seva indústria. Tots els assistents virtuals utilitzen un conjunt general de programari per proporcionar serveis i gestionar un negoci.
Edició
El programari d'edició d'escriptori inclou processament de textos, presentacions, fulls de càlcul i programari de base de dades. Els assistents virtuals que treballen en la indústria del màrqueting requereixen programes de publicació per crear avions, llocs web, targetes postals, invitacions i diversos tipus de publicacions. Altres requisits inclouen el complement inclòs amb programari de processament de textos, ortografia i verificador de gramàtica, diccionari de sinònims, diccionari i traductors d'idiomes.
Transcripció
La transcripció consisteix a gravar i escriure dictats; Els programes de programari de transcripció faciliten la reproducció d'una comunicació gravada. L'assistent virtual pot aturar, iniciar, rebobinar i pausar l'enregistrament. Podeu enviar la transcripció registrada per correu electrònic tal com està o com a fitxer comprimit. A partir de 2011, els formats comuns inclouen MP3 i WMV. Diversos programes de programari d'enregistrament són compatibles amb diferents formats.
Comptabilitat
La gestió d'un negoci assistent virtual requereix programari de comptabilitat i comptabilitat. Els ajudants virtuals que s'especialitzin com a entitats de comptabilitat haurien d'utilitzar un sistema de comptabilitat en tot el món. Aquests ajudants poden crear factures, pressupostos i propostes; pagaments registrats; i el seguiment del temps de treball amb un programa o amb diferents programes de programari d'edició d'escriptori.
Comunicació
El programari de comunicació és una altra necessitat per als assistents virtuals. El programari de fax i correu electrònic disponible ofereix personalització i plantilles preparades. Els assistents virtuals poden optar per crear una plantilla que s'adapti a la seva imatge comercial. L'ús d'un servei telefònic per Internet reduirà el cost de les factures telefòniques de llarga distància i mensuals. L'ús de programes de correu electrònic i fax en línia requereix una bona connexió a Internet.
