El desenvolupament d'un sistema complet de gestió de fitxers per al vostre restaurant us permet gestionar els empleats i els negocis. Els sistemes de presentació de dades són efectius, sobretot si els fitxers s'emmagatzemen en línia. Els fitxers es poden emmagatzemar en una ubicació fàcil d'aconseguir, com ara un gabinet d'arxius d'oficina, i es poden protegir els arxius de personal i financers sensibles. S'ha de seleccionar un sistema de presentació de còpies físiques en funció del volum d'informació presentada, mentre que un sistema de presentació en línia té més opcions.
Seleccioneu un sistema de fitxers
Els fitxers emmagatzemats en línia es poden dividir en categories confidencials i obertes. La contrasenya protegeix informació confidencial, com ara fitxers financers o fitxers d'empleats. Els fitxers que els empleats necessiten accedir de manera habitual per part d'un empleat es poden emmagatzemar en una carpeta compartida sota títols específics com ara venedors, proveïdors i manteniment. Els fitxers emmagatzemats en un gabinet es poden alfabetitzar segons el tema o per a fitxers de gran volum, per tema amb una subdivisió per categoria. Per exemple, un fitxer proveïdor pot tenir fitxers alfabetitzats individuals que identifiquin noms de proveïdors o les seves empreses.
Finançament
El desenvolupament d'un sistema de presentació que permeti accedir fàcilment als informes financers és essencial per a les operacions quotidianes, així com informes comptables mensuals, trimestrals i anuals i per al tancament de l'exercici i la preparació d'impostos. La informació financera s'ha d'emmagatzemar en una ubicació segura, com ara un quadre de bloqueig o un fitxer informàtic protegit per contrasenya. Els documents inclouen comptes a cobrar i cobraments, nòmines, préstecs i línies de crèdit, auditories internes i externes i registres fiscals i rebuts diaris. Classifiqueu els fitxers en les línies públiques, de manera que els que feu referència regularment, com ara registres de vendes diaris, són de fàcil accés, i els que reviseu periòdicament, com ara informes trimestrals, es troben a la part posterior del gabinet.
Ocupació
Organitzar aplicacions d'ocupació en blanc i completat, materials d'orientació i formació, horaris de feina i comptes escrits d'informes d'empleats, reclamacions o amonestació. Aquest últim és útil si un empleat presenta una reclamació pel que fa a la resolució, la discriminació o l'assetjament. Si els fitxers dels empleats contenen registres de salut i nombres de la Seguretat Social, classifiqueu els fitxers en ordre numèric i deseu la clau numèrica en una ubicació diferent.
Venedors
Divideix els fitxers del proveïdor en categories de subministrament d'aliments, begudes, cerveses, licors i restaurants. Incloeu fitxers individuals per als venedors actuals i els proveïdors potencials. Els fitxers han d'incloure còpies de contractes, formularis de comanda, rebuts, estructures de preus, horaris de lliurament, noms de contacte i números de telèfon. Podeu emmagatzemar fitxers venedors prop d'una porta d'enviament o a l'oficina del director per obtenir una referència senzilla.
Assegurança
Els fitxers d'assegurança han d'incloure còpies de polítiques i el nom i la informació de contacte de l'agent d'assegurances que representa cada política. Incloeu un quadre de renovació per indicar quines polítiques han de ser revisades. Guardeu una còpia dels fitxers d'assegurança fora de lloc en cas d'emergència.
Construcció i manteniment
Tant si la instal·lació del restaurant és propietat com si es lloga, manteniu un fitxer de registre de manteniment i reparació. Inclogui una llista de proveïdors de serveis de neteja, eliminació de deixalles, reciclatge, manteniment general, fontaneria i reparació elèctrica. Guardeu la informació per al manteniment de videojocs, caixes juke o màquines expenedores. Igual que els fitxers del proveïdor, els números de contacte de manteniment i d'emergència s'han de situar en un lloc on qualsevol empleat pugui accedir ràpidament a ells, com ara un lloc d'hostessa, un escriptori de caixa, darrere del bar o a la cuina.
Salut i seguretat
Manteniu un fitxer dedicat a la documentació sobre seguretat i salut. Això inclou una còpia dels informes i cites del departament de salut del restaurant, regles escrites sobre mesures de salut dels empleats, com ara rentat de mans, ús de guants i cabines i instruccions detallades sobre sanejament d'equips. Inclou també documentació de procediments relacionats amb la manipulació, preparació i emmagatzematge d'aliments. Feu còpies de reglaments i reglaments pertinents i publiqueu-los en llocs adequats on els empleats estiguin segurs de veure'ls.
Lesions i incidents
Creeu un fitxer per incloure informes sobre lesions relacionades amb els empleats i el client. Els testimonis documentals de cada esdeveniment proporcionen la major quantitat possible de dades de suport, incloent-hi la causa de la lesió, l'acció presa després de la lesió i el resultat final. Incloeu còpies d'informes policials si les autoritats són cridades al restaurant per qualsevol motiu.
