Els contractistes i subcontractistes que treballen en projectes governamentals solen proporcionar una nòmina certificada per demostrar que estan pagant als seus treballadors un salari prevalent, tal com es requereix en els contractes de construcció i serveis governamentals federals, estatals i locals. Un salari prevalent es basa en els salaris base local i els beneficis marginals pagats als treballadors que realitzen treballs similars en projectes privats que no obtenen fons per als contribuents.
Nòmina certificada
Els contractistes i subcontractistes que treballen en projectes finançats o finançats pel govern federal es requereixen per enviar informació específica cada setmana a la Divisió de Salaris i Hores del Departament de Treball dels EUA que certifica que els treballadors del projecte es paguen d'acord amb les lleis i reglaments salarials vigents i que tots els la informació és correcta. El subministrament d'informació falsa pot exposar un contractista a sancions civils i penals, incloses les multes i l'empresonament.
Legislació salarial vigent
A nivell federal, el requisit salarial prevalent es troba en la Llei Davis-Bacon i afecta els contractistes que realitzen almenys 2.000 dòlars de treball per construir, reparar o alterar obres o edificis públics. La Llei de Contracte de Servei McNamara-O'Hara cobreix els contractistes que presten serveis al govern federal. Els actes són administrats per la Divisió de sous i hores del Departament de Treball dels EUA. Trenta-un estats han establert els requisits de pagament vigents per als contractistes amb requisits similars al govern federal.
Requisits de manteniment de registres
Els contractistes estan obligats a mantenir la informació de cada empleat, incloent-hi el nom, l'adreça, el número de la Seguretat Social, el codi de classificació dels treballadors, la base de tarifa horària de pagament, inclòs el cost de beneficis marginals, com assegurança de salut i vida, i nombre d'hores treballades per dia i setmana. S'haurà d'enregistrar el saldo real total més les deduccions de la nòmina. Es podria demanar informació sobre els beneficis marginals que es van presentar als treballadors per escrit, juntament amb la informació relativa als programes de formació i aprenentatge.
Formularis de nòmina
El formulari WH-347 és utilitzat per la Divisió de Salaris i Hores del Departament de Treball dels EUA per a projectes finançats o assistits de manera federal. El formulari inclou totes les dades requerides de manteniment de registres a cada empleat juntament amb el nom i l'adreça del contractista o subcontractista que envia la informació). Es pot demanar a un contractista que ompli el formulari WD-10. Aquesta forma és voluntària i s'utilitza per determinar els salaris prevalents en les comunitats locals. Els governs estatals i locals solen utilitzar els formularis federals, o un facsímil d'ells, per verificar les dades de nòmines dels contractistes.
