Moltes empreses emeten xecs del seu departament de comptes a fi de satisfer les obligacions financeres. Aquestes obligacions financeres inclouen els pagaments dels venedors, els pagaments d'interessos als prestadors o els passius fiscals del govern. El departament de comptes a pagar rep una factura o una sol·licitud de xec bancari que fa servir per fer una còpia de seguretat del pagament que es fa. Els xecs ofereixen diversos avantatges a les empreses.
Paper Trail
Un avantatge d'utilitzar els xecs implica el rastre del paper que queda al xec. Cada xec crea un document en paper que detalla qui va rebre el pagament, el dia del pagament i l'import en dòlars del pagament. L'empresa pot revisar quan el xec netejava el banc juntament amb informació sobre qui va signar el xec. La ruta de paper creada mitjançant el xec permet a l'empresa mantenir el seu registre. Algunes empreses utilitzen xecs duplicats, mantenint una còpia de la comprovació dels seus propis registres. Els empleats d'aquestes empreses poden fer referència als xecs anteriors quan sorgeixen preguntes.
Seguretat
Els xecs de paper ofereixen l'avantatge d'una major seguretat per als pagaments enviats per correu. Només el destinatari designat pot presentar una verificació en paper per al pagament. Si el destinatari nega rebre el xec, l'empresa pot contactar amb el banc per verificar qui va presentar el xec. Qualsevol discrepància es pot resoldre directament amb el banc. També alguns propietaris d'empreses petites podrien considerar pagar els venedors o els prestadors amb diners en efectiu. Cash no proporciona cap prova escrita de que s'hagi fet el pagament i deixa que el propietari del negoci estigui obert per cobrar de nou l'import.
Control
Les comprovacions de paper proporcionen a l'empresa la possibilitat de controlar els pagaments realitzats. Hi ha diverses mesures de control en el departament de comptes a pagar per assegurar-se que els xecs s'escriuen al destinatari adequat per la quantitat correcta. Un empleat pot autoritzar un xec que s'escrigui després de revisar la documentació de la còpia de seguretat. Un altre empleat realment imprimeix els xecs. Un administrador principal signa els xecs. Això proporciona a tres empleats que participin en el procés de pagament del xec, minimitzant el potencial d'errors o frau. Les empreses també utilitzen xecs prèviament numerats. Els xecs prèviament numerats permeten a l'empresa identificar immediatament els xecs faltants i prendre mesures per impedir que aquests xecs es cobrin.
Flotador
L'avantatge final d'utilitzar els xecs implica la flotació. Float fa referència al temps transcorregut una vegada que l'empresa imprimeix el xec fins que els diners deixen el compte bancari de la companyia. En molts casos, la flota només existeix durant un dia. No obstant això, l'empresa obté interessos durant aquest dia extra abans de presentar el xec per al seu pagament.
