Una carta al vostre pastor per a un esdeveniment de recaptació de fons pot prendre dos formularis: pot ser una sol·licitud d'autorització per organitzar l'esdeveniment, o una sol·licitud perquè el pastor assisteixi o participi en l'esdeveniment. Quan escriviu qualsevol tipus de carta al vostre pastor, assegureu-vos sempre que sigui precís, cortès i enviat amb la suficient antelació per permetre el temps per a la seva consideració i programació.
Indiqueu el propòsit de la lletra a la frase d'obertura. Aquesta frase ha de ser breu i revelar si es tracta d'una invitació a un esdeveniment o una sol·licitud d'autorització per organitzar-ne un. No inclogueu dates, hores o llocs a la primera oració. Heu de proporcionar el nom o el propòsit del recaudador de fons en aquesta frase.
Utilitzeu dues o tres frases de suport al primer paràgraf per ampliar els detalls de l'esdeveniment. Aquestes frases descriuran articles com ara la data, l'hora i el cost de l'esdeveniment. Si l'esdeveniment s'ha realitzat abans, digue-li al pastor el resultat del recaudador de fons en el passat.
Obriu el segon paràgraf descriure la necessitat que l'esdeveniment rebrà. Seguiu aquesta informació amb més informació descriptiva per què aquesta importància és important. Assegureu-vos que està clar per què això mereix el temps i l'atenció del pastor. Gràcies al vostre pastor per prendre el temps per llegir sobre la sol·licitud d'esdeveniment de recaptació de fons.
Escriviu i enviï la carta com a mínim un mes abans de la data de l'esdeveniment. La quantitat de temps de lliurament hauria de ser més llarg si es tracta d'una sol·licitud per organitzar un esdeveniment o si el pastor es necessita per ajudar-vos amb l'esdeveniment. En aquest cas final, s'ha de permetre almenys tres mesos en lloc d'un mes. El format general de la carta ha de seguir el d'una carta comercial formal.
