Un manual de polítiques i procediments és un document escrit que detalla les regles d'una organització i les formes específiques en què s'ha d'executar. Això cobreix tot, des de la perspectiva general de l'organització, fins als detalls de com processar el correu entrant. Algunes idees bàsiques per a un manual de polítiques i procediments faran que un manual sigui més útil per als empleats.
Recopila comentaris dels departaments
Abans d'escriure un manual formal per a una organització, haureu de rebre informació de tots els departaments sobre la seva política i procediment. Fins i tot si no hi ha una política formal i manual de procediments, els departaments probablement tenen la seva pròpia política informal, memoràndums i guies disperses. Un manual de polítiques i procediments, llevat que estigui redactat per a un nou negoci o organització, hauria de tenir en compte el funcionament del departament. La introducció de polítiques i procediments completament nous podria frenar les produccions a causa de la corba d'aprenentatge. Al contrari, pensa en el manual de polítiques i procediments com a lloc per consolidar totes les polítiques i procediments informals en un sol lloc per evitar confusió.
No obstant això, aquesta no és una regla absoluta. Un dels avantatges d'escriure un manual de polítiques i procediments és que us ofereix l'oportunitat de revisar l'efectivitat del treball d'una organització. Quan escriviu el manual, parleu amb els directius i els empleats dels diferents departaments per veure si alguna de les polítiques i els procediments en què treballen actualment és complicat, difícil o inconsistent. Si és així, és possible que vulgueu celebrar una reunió per tractar formes de treball més eficients abans de completar el manual.
Diferenciar entre política i procediment
Les polítiques inclouen regles generals que descriuen el que pot o no es pot fer, i això va des del punt de vista filosòfic a l'específic. Per exemple, una política pot ser "siguem amigables amb el medi ambient" o "envieu totes les sol·licituds d'admissió al Departament d'Admissions". Els procediments descriuen els processos pas a pas per dur a terme una política. Quan creeu un manual de polítiques i procediments, distingiu entre els dos fent els encapçalaments de polítiques i els procediments de cada una de les subtítols o llistes de polítiques. Això permetrà que el manual sigui ràpidament navegat pels empleats que desitgen obtenir informació específica sobre com s'ha de dur a terme una política.
Sigueu clars i específics
Quan escriviu un manual de polítiques i procediments, és possible que hàgiu de revisar amb freqüència el vostre treball per retallar qualsevol argot, frases complexes i instruccions vagues. Intenta mantenir oracions de 15 paraules o menys. Eviteu les execució o les frases que es puguin interpretar en més d'una manera. En lloc de donar instruccions com "processar totes les factures i enviar un formulari al gestor", descriure els procediments per a processar les factures i proporcionar el nom del formulari específic per enviar al gestor.
És possible que vulgueu que un o més empleats revisin el manual de polítiques i procediments per comprovar si hi ha parts que tinguin dificultats per comprendre.
Reviseu i actualitzeu regularment
Un manual de polítiques i procediments és un document de vida. Per mantenir-lo útil, reviseu-lo i actualitzeu-lo regularment si és necessari. Feu una reunió cada any per veure si cal fer canvis al manual de polítiques i procediments. Això inclou noves formes de fer treballs, reformulant paràgrafs difícils o confusos i formes d'intercanvi d'idees per fer que el manual sigui més útil, com per exemple, afegint més informació o codificant el color de diferents capítols.
Eviteu posar informació confidencial del temps, com ara noms de contactes, números de telèfon i URL de llocs web a la política. En lloc de fer referència a persones o títols específics en el manual, consulteu els noms dels departaments. Això ajudarà a garantir que el manual de polítiques i procediments sigui més rellevant.
