Els informes de justificació recomanen canvis en les polítiques o procediments empresarials. Proporcionen evidències que justifiquen un curs d'acció que resol un problema o millora el rendiment, per exemple. Sovint presenten solucions que generen estalvis o guanys financers. Per crear un informe eficaç, heu de produir arguments convincents i proves de suport per fer front als canvis que esteu proposant.
Utilitzeu un encapçalament de memòria bàsica (A / From / Date / Subject) i ompliu-lo. Esborreu qui hauria de llegir l'informe, qui ho va escriure i quin és el tema del contingut.
Escriu un paràgraf d'obertura que descrigui el problema o propòsit del vostre informe. Expliqueu en poques frases quines són les vostres recomanacions i expliqueu-ne els avantatges.
Escriu una introducció a l'informe que detalla amb més detall el propòsit i la importància del vostre informe. Inclou informació de fons rellevant que ajudarà al lector a comprendre els motius i el raonament que hi ha darrere de les vostres recomanacions.
Utilitzeu el cos principal del vostre informe per explicar com suggereix implementar les vostres recomanacions. Proporcioneu detalls específics sobre els nous procediments o solucions i els efectes que tindran. Expliqueu qui participarà, què faran, què costarà i quant trigarà a dur a terme.
Indiqueu la investigació o els mètodes que heu seguit per arribar a les vostres conclusions. Incloeu els inconvenients i els problemes que podrien crear els nous procediments, així com els avantatges. Sigui precís, organitzi el material de forma lògica i sigui just; això afegirà força als vostres arguments.
Acabar el seu informe de justificació amb un breu resum de les seves conclusions i recomanacions. No introdueixi informació nova en aquesta etapa; en lloc de revisar els principals arguments en suport de les seves recomanacions. Escriviu un breu paràgraf de tancament per a la vostra nota.
Consells
-
Destaqueu els avantatges de les vostres recomanacions i expliqueu com superen els inconvenients. Manteniu l'escriptura positiva. Eviteu paraules com potser, potser i possiblement. Proporcioneu un equilibri al vostre informe discutint solucions alternatives. Col·loqueu la recomanació que tingueu més recent. Tingueu clar quins passos heu de tenir en compte a les vostres recomanacions. Eviteu les generalitats; sigues específic. Introduïu cada recomanació amb un verb actiu per afegir més força als vostres suggeriments.
