Els empleats comptables gestionen molta documentació i sense un sistema de fitxers, l'oficina pot convertir-se ràpidament en un embolic. És habitual que els departaments de comptabilitat tinguin molts gabinets de presentació, inclosos els bloquejats, per protegir la nòmina i altra informació confidencial. L'accés a fitxers i dades financers hauria de limitar-se: les oficines no s'han d'ubicar a espais públics. La implementació d'un sistema de registre a l'oficina de comptabilitat planteja alguns reptes, però es pot fer amb èxit i augmentar l'eficiència del departament.
Configureu dos tipus d'arxius. Un arxivador o un calaix és per a fitxers diaris, que generalment s'emmagatzemen després d'un any. Aquests fitxers inclouen la major part dels vostres articles de despeses i ingressos. El segon tipus de fitxers es refereix a l'emmagatzematge d'elements permanents o a llarg termini que cal accedir amb el pas del temps. Exemples serien fitxers per a polítiques i procediments, contractes, actius fixos, pòlisses d'assegurances i altra documentació que no es pot arrossegar després d'un any.
Documentació d'arxius per tipus. Les despeses es presenten separadament de la nòmina i altres àrees de comptabilitat. No barrejar i combinar. Si determinades operacions pertanyen a més d'una àrea, com ara despeses i actius fixos, feu còpies de la documentació i poseu la documentació en tots dos fitxers. Les despeses es poden presentar per ordre alfabètic, segons els noms dels proveïdors, mentre que els fitxers d'actius fixos es poden classificar per dates de compra. Depenent de la vostra empresa, la còpia de seguretat dels ingressos es registra per la data de recepció o la data de dipòsit per facilitar les reconciliacions bancàries més endavant.
Utilitzeu diferents colors amb els vostres fitxers. Per exemple, podeu fitxar totes les vostres despeses en carpetes vermelles, ingressos en verd i contractes amb carpetes grogues. Si esteu buscant un element de renda, aneu directament a les carpetes verdes, estalviant temps i energia. Si veieu un fitxer vermell al voltant, podeu moure-lo al gabinet de presentació correcte sense problemes ni retards. La coordinació del color facilita la presentació.
Consells
-
Establiu un fitxer calent on heu de posar articles que necessiten la vostra atenció immediata i mantenir-lo al vostre escriptori.
