Es produeixen accidents. De vegades els resultats són menors; alguns accidents, com ara restes de trens o avions, vessaments de substàncies químiques o altres substàncies o explosions poden tenir conseqüències dràstiques. Com a conseqüència d'un incident tan greu, el públic té dret a saber què va passar i què va a arreglar el que passés. El departament de relacions públiques d'una empresa pot proporcionar als mitjans de comunicació una declaració de manteniment inicial que exposa els fets bàsics sobre l'incident i permet que la gent sàpiga que es tracta de la situació. La declaració s'ha d'escriure acuradament en un llenguatge clar i conciso.
Designeu una persona per redactar i / o lliurar el comunicat de tinença als mitjans de comunicació. Normalment, les empreses utilitzen un personal de relacions públiques per gestionar aquests assumptes. Entén, però, que els mitjans de comunicació poden necessitar escoltar als veritables responsables de la decisió de la companyia, com ara el propietari o el director general.
Comenceu la vostra declaració de manteniment expressant la vostra preocupació per les víctimes i la vostra empatia per la situació.
Indiqui els fets bàsics de l'incident. Segons SAE Communications, la seva declaració de manteniment hauria de respondre a les preguntes bàsiques sobre el que va passar, qui estava involucrat, quan va succeir, on va succeir i per què va passar. No resplandeceu o ignoreu algun d'aquests punts. Si hi ha dades que no estan a punt per compartir-se, normalment podeu explicar-ne el motiu; per exemple, voleu notificar a les famílies de les víctimes abans de publicar els seus noms. De la mateixa manera, pot negar-se a debatre la causa de l'incident amb tots els detalls fins que es completin els resultats de la investigació.
En la majoria dels casos d'un greu accident o incident, les empreses no operen pel seu compte, sinó que cooperen amb els primers responsables i altres organitzacions, generalment relacionades amb el govern. Esmentar aquestes agències i el tipus de participació és una notícia important, i també ajuda a alleugerir els temors en general: la majoria de la gent es tranquil·la al saber que les agències d'atenció d'emergència estan involucrades quan es produeixen emergències.
Proporcioneu una línia de temps de quan tornareu a dirigir als mitjans i com els mitjans de comunicació poden contactar amb l'organització per obtenir més informació. Expliqueu si i quan el lideratge de l'empresa, com el CEO, estarà disponible per fer front a preguntes i dubtes.
Avís
No especules ni entretinguis especulacions sobre el que no saps, i no et atribueixen cap culpa. A la tardor de 2014, un pacient infectat amb ebola va ser llançat inadequadament en un hospital de Dallas. En les seves primeres declaracions, l'hospital va acusar a les seves infermeres de l'alliberament; quan dues infermeres implicades en la cura del pacient es van infectar, l'hospital va suggerir que havien incomplert el protocol. L'hospital va retirar aquestes acusacions davant d'informació addicional que suggereix que les infermeres no havien fet res dolent, i que, de fet, el personal mèdic va ser responsable dels errors, però la seva reputació aleshores va ser greument malmesa.
