La presentació és un d'aquests treballs importants que cap de nosaltres ens agrada fer. Quan configureu un nou sistema de fitxers, voldreu fer-ho de manera que us sigui més fàcil d'utilitzar. Alguns volen configurar el seu sistema per l'alfabet i alguns per números. Uns altres la configuren per categoria i després per l'alfabet. Tria el que funciona per a tu.
Articles que necessiteu
-
Armari de presentació
-
Fitxers manila tacats
-
Separadors de cartró encasellat
-
Marcador de punt fi
Organitzeu les vostres categories com ara lloguer o hipoteca. Deixeu de banda els fitxers per al vostre edifici, utilitats i subministraments. Passeu tota la documentació. Doneu a cada tema una categoria. Intenta fer que les categories coincideixin amb les categories de l'IRS, cosa que fa que sigui més fàcil al final de l'any.
Feu un divisor per a cada categoria. Escriu al divisor quina categoria és. Els posa a un costat
Quan pagueu una factura, escriviu la data que heu pagat per part de la factura que conserveu o el rebut. Si feu servir xecs, escriviu el número de xec i l'import pagat al rebut. Si pagueu electrònicament, escriu el número de confirmació i l'import pagat en ell. Data tota la vostra documentació per a la data en què vau treballar fins i tot si no és una factura. Alguns exemples d'altres tràmits poden ser la reconciliació bancària, factures per a comandes i factures enviades als clients. A continuació, documenteu cada rebut o documentació en el vostre sistema de comptabilitat. Quickbooks i Microsoft Money tenen excel·lents programes per a la comptabilitat de petites empreses.
Configureu una carpeta de manila per a cada part separada de la categoria que heu indicat al pas 1. Un exemple seria que la categoria és Utilitats i les carpetes serien ABC Electric, CITY, aigua i claveguera, i connexions d'Internet INT. Si la vostra empresa té proveïdors, configureu fitxers individuals per a cada proveïdor. Configureu fitxers per a cadascun dels vostres clients. Passeu per cada categoria i configureu totes les carpetes individuals.
Configureu un fitxer per a cada empleat. Atès que la majoria de les empreses petites no tenen departaments de personal per gestionar els empleats i mantenir registres en ells, hauran de tenir com a mínim un arxiu senzill sobre ells. Col·loqueu els registres de pagament. Documenta qualsevol formació que hagin completat. Conserveu còpies de llicències si són necessàries. També voleu documentar els conflictes que poguessin haver tingut amb vosaltres. Escrigui el que va ser la disputa i quin va ser el resultat.
Manteniu un fitxer separat dels vostres rebuts quan compreu alguna cosa per al vostre negoci. Documentar-los primer al vostre llibre de notes. Voleu posar-los al fitxer. Una vegada al mes, passeu pel fitxer de recepció i col·loqueu-los en el fitxer i la categoria correctes. Podeu grapar els comptes dels mesos junts i escriure-hi el mes. Fins i tot si utilitzeu una targeta de crèdit, aquesta és una documentació addicional si l'IRS ho audita.
Col·loqueu els divisors de categories al gabinet d'arxiu alfabetitzant-los. Alfabetitza cadascuna de les carpetes d'aquesta categoria. Col·loca'ls darrere del divisor. Anar a través de cada categoria i arxivar-les.
Consells
-
Podeu personalitzar qualsevol sistema de registre per facilitar-vos l'ús. Sempre que trobeu la informació ràpidament, és un bon sistema de presentació.
