L'escriptura de la carta de proposta és un mètode per preparar una proposta en format de lletra curta. Una proposta de serveis és una sol · licitud persuasiva de negocis de clients potencials. S'ha de dur a terme una investigació significativa abans que qualsevol proposta de serveis es faci a un client potencial. Si la lletra és massa genèrica o si la lletra no s'adreça a les necessitats no satisfetes del client, la lletra pot tancar-se ràpidament a la paperera de reciclatge. Les claus d'una carta de proposta reeixida inclouen una escriptura clara i concisa, i una explicació sucinta de termes, beneficis i pressupost.
Identifica el client objectiu i realitza una àmplia investigació. Investigueu despeses relacionades amb el servei anterior, inclosos els serveis que s'utilitzen actualment, els preus pagats anualment i el nivell de satisfacció amb els serveis actuals. Aquesta investigació es pot completar contractant una empresa d'enquesta independent per fer preguntes similars durant una breu trucada. Examineu com la vostra empresa pot satisfer aquesta necessitat del servei. Assegureu-vos dels avantatges d'utilitzar els serveis de la vostra empresa per sobre d'un altre o, en general.
Encapsula l'abast de la teva proposta en una o dues frases. El resum ha d'incloure el nom de la vostra organització, el que feu, com són únics, les expectatives que els clients poden tenir sobre els vostres serveis, els preus anticipats i els resultats.
Expliqueu per què us acosteu al client. Identifiqui el que sap sobre el client, com ara: "Entenem que vau gastar 9.000 dòlars l'any passat en serveis de gestió de documents. Aquesta informació es va recollir a partir d'una enquesta recent que vam dur a terme a través de l'empresa Independent Survey Company".
Descriu el problema per al client. Si paga massa, explica com i per què. Si no està utilitzant els serveis, explica per què necessita. Proporcioneu estadístiques o resultats de l'estudi per demostrar la vostra reclamació. Identifica com es beneficiarà el client d'utilitzar els vostres serveis.
Resumir les capacitats del vostre negoci per aconseguir els serveis proposats. Expliqueu qualsevol metodologia que utilitzeu, tècniques, productes, nivell d'habilitat dels empleats i objectiu principal a l'hora de proporcionar el servei. Definiu clarament com són molt diferents dels competidors sense dir-los: "som millors que els nostres competidors".
Discuteixi els preus proporcionant el cost esperat al client. Transmeti serveis addicionals que el client pugui afegir i el cost d'aquests serveis addicionals.
Tanqueu la carta agraint al client. Escrigui un nom i un número per tal que el client respongui a la seva carta o indiqui més. Firmeu la carta amb el nom i la signatura de l'autoritat de més alt rang de l'empresa.
