Tant si esteu responent a una sol·licitud de proposta com si no oferiu una proposta de serveis no sol·licitada, recordeu que el fundador de Kyocera, Kazuo Inamori, va observar una vegada: "Cap client mai va a una botiga només per complaure al servei de guardamobles". Fins i tot quan heu de proporcionar un gran quantitat d'informació sobre la vostra capacitat de servei a un projecte, atenció a les necessitats del client, instruccions i botons calents. D'aquesta manera, el to, el contingut i l'organització de la vostra proposta es posaran de manera responsable. Demostreu una comprensió clara del negoci d'un client i ressalteu els avantatges d'utilitzar els vostres serveis per empaquetar un fort cop persuasiu en la vostra proposta.
Preparació prèvia de propostes
Planifiqueu el vostre contingut. Si no s'especifica, pregunteu al client quins factors considerarà en prendre una decisió de compra i després planificar la seva proposta en conseqüència. Com a mínim, abordi la seva comprensió de les necessitats d'un client i el que distingeix de la seva competència en termes de formació, experiència, capacitats i relacions. També s'adreça al vostre enfocament per resoldre les necessitats d'un client, juntament amb el temps que trigarà i quant costarà.
Creeu un esbós, que posteriorment podria servir com a taula de continguts. Si respon a una sol·licitud formal de proposta, seguiu les instruccions específiques. En cas contrari, organitzeu la vostra informació des del més important al menys important per a un client. Per exemple, poseu resum al començament d'una proposta per a un nou client o al final de la vostra proposta per un client repetit que ja estigui familiaritzat amb les vostres credencials.
Creeu una matriu que assigni una fila a cada secció del contorn i una columna a cadascuna de les àrees de preocupació o criteris de selecció del client. Dins de cada cel·la resultant, feu complir els aspectes de les vostres qualificacions i enfocament que tractin els botons calents del vostre client. Utilitzeu aquesta matriu per mantenir el vostre contingut ancorat a les necessitats del vostre client i recordar-vos els punts que cal destacar a cada secció.
Escriptura de propostes
Estresseu els avantatges dels clients de forma coherent a la vostra proposta de serveis. Comenceu sempre una secció que descrigui com un client obtindrà el que valgui o vulgui, o eviti el que tem o no, utilitzant els vostres serveis.
Proporcioneu proves per donar suport a les reclamacions que feu a la vostra proposta. Per exemple, substitueu un rècord d'èxit amb treballs similars amb lletres de recomanació, cometes gratuïtes o la informació de contacte de clients satisfets.
Adopta un format i un to apropiats. De vegades serà suficient una carta formal; altres vegades cal un document més llarg amb seccions amb pestanyes. Si no s'especifica, pregunteu al client com li agradaria rebre la vostra informació i si us pot enviar còpies de les últimes propostes guanyadores per revisar-les.
Crea material fàcil de llegir. Utilitzeu oracions breus i coherents dins de paràgrafs de no més de 10 línies. Utilitzeu una mida de lletra de 10 a 12 punts i incorporeu de forma lliure l'espai en blanc entre seccions i paràgrafs. Utilitzeu els encapçalaments per ajudar al client a desquiciar, escanejar i localitzar fàcilment la informació. Acentuar punts importants amb gràfics i visuals, i text en negreta, en cursiva o subratllat.
Consells
-
Quan li pregunteu al client que aclareixi els àmbits difuses del projecte o requisits de la proposta, utilitzeu l'ocasió per demostrar el vostre interès en els seus negocis i interessos.
Creeu un resum dels continguts de la vostra proposta per donar-li un cop d'ull al client. Presenteu aquesta visió general al començament de la vostra carta de proposta o carta de presentació; En propostes més grans, creeu una secció de resum executiu que segueixi la vostra taula de continguts i precedeix a totes les altres seccions.
Les plantilles són útils per evitar reinventar la roda cada vegada que escriviu una proposta de serveis.
Consulteu la vostra proposta d'ortografia i errors gramaticals abans d'imprimir-los i enviar-los. Utilitza tants ulls que estiguin disponibles; Els errors senzills poden resbalar-se per persones que han llegit moltes versions de la proposta. Trobeu ulls frescos, si és possible.
