Per als nous propietaris d'empreses, la gestió d'arxius d'ordinador és una tasca sovint ajornada o fins i tot ignorada. Tanmateix, la majoria de les empreses treballen, estalvien, recuperaven i emmagatzemaven moltes dades en forma de fitxers informàtics. Si aquest és el cas per a la vostra empresa, necessiteu una estructura de fitxers que sigui viable, un enfocament de noms de fitxers que sigui fàcil d'entendre i molt més. Un fort procés de creació, emmagatzematge, organització i còpia de seguretat us ajudarà a augmentar el vostre negoci a mesura que creixi.
Consells
-
La gestió de fitxers informàtics és un fort procés de creació, emmagatzematge, organització i còpia de seguretat per a la vostra informació comercial que us ajudarà a augmentar el vostre negoci a mesura que creixi.
Per què la gestió d'arxius és fonamental per a la vostra empresa
Si esteu iniciant un negoci nou, és temptador passar per alt la gestió de fitxers. És probable que no tingueu molts fitxers informàtics per començar, i hi ha, sens dubte, moltes altres qüestions urgents que demana la vostra atenció.
Tanmateix, prendre's el temps per establir un sistema intel·ligent de gestió d'arxius des del principi paga dividends per als propers anys. Un sistema escalable i organitzat per a fitxers creixerà amb la vostra empresa, mantenint els vostres fitxers segurs i ben ordenats encara que la quantitat d'aquests fitxers augmenti de forma exponencial.
De forma alternativa, ajornar la gestió d'arxius crea un sistema desordenat i poc pràctic que costa temps i eficiència. L'adopció d'un sistema adequat en aquest moment serà extremadament costós i sol incloure consultors d'alt preu i equips addicionals.
Un sistema de gestió d'arxius fàcil d'entendre, senzill de treballar i simple d'expandir és un valuós actiu empresarial.
Creació d'una estructura de fitxers
La manera com el vostre negoci decideix organitzar fitxers informàtics tindrà un impacte en les funcions diàries, la gestió de projectes i les relacions amb els clients durant els propers anys. Si no podeu localitzar i recuperar el document adequat ràpidament, la vostra empresa pot perdre clients o la seva reputació.
La millor manera d'organitzar els fitxers variarà d'un negoci a un altre. Penseu primer en com la vostra empresa crearà i treballarà amb documents abans de seleccionar un enfocament organitzatiu o jeràrquic.
L'estructura de fitxers interns pot ser àmplia i poc profunda o estreta i profunda. El primer enfocament crea nombroses carpetes de nivell superior i menys subcarpetes. Això pot provocar que diversos documents estiguin emmagatzemats en diverses carpetes. El segon enfocament inclou múltiples carpetes dins de les carpetes primàries. També es poden crear estructures híbrides per aconseguir un equilibri entre aquests dos tipus de jerarquies. La preferència personal i la necessitat de negoci han de dictar l'enfocament específic.
Amb l'augment dels serveis de gestió d'arxius que ajuden a localitzar fitxers amb més facilitat mitjançant la cerca, algunes persones i empreses han abandonat les carpetes d'arxius i deixen tots els seus documents en una sola carpeta principal. Això és desaconsellable. Qualsevol empresa crearà més documents en un any del que es pugui gestionar fàcilment per una estructura plana. És important crear algun tipus d'estructura d'organització de fitxers que ajudi a categoritzar els vostres fitxers, cosa que a la vegada els fa més fàcils de localitzar.
Qualsevol sistema que trieu implementar hauria de ser fàcil d'usar, segur i fiable. Penseu en qui va a crear i treballar amb aquests fitxers i, després, considerar com es pot trobar millor amb les seves necessitats de treball amb una estructura de fitxers.
Un altre aspecte clau de la facilitat d'ús és l'accessibilitat. Si el document principal necessita accés als documents als dispositius mòbils, és important pensar com aquests documents es mostraran, accediran i treballar amb aquests dispositius quan estableixi una política de gestió de fitxers. A més, haurà d'adoptar un enfocament de gestió de fitxers que mantingui els fitxers sincronitzats en tots els dispositius.
Finalment, incloeu plans de còpia de seguretat del fitxer al vostre sistema de gestió de fitxers. Idealment, haureu de crear diverses còpies de seguretat dels vostres fitxers. Aquestes còpies de seguretat s'han d'emmagatzemar en diverses computadores, almenys una de les quals no es troba a les instal·lacions del lloc de treball. Assegureu-vos d'especificar qui fa còpies de seguretat, amb quina freqüència i amb quina tecnologia està en el vostre sistema de gestió d'arxius d'ordinador.
Trobeu els fitxers de l'ordinador que necessiteu
Les convencions de nomenclatura i l'estructura de fitxers ajudaran a localitzar i recuperar el document adequat ràpidament quan sigui necessari. Els noms de fitxers que contenen sèries aleatòries d'alfanumèrics, o fins i tot convencions com ara "DATA + NOM DE CLIENTS" poden ser confuses i dificulten la recuperació.
Els noms dels fitxers haurien de tenir sentit a tots els usuaris i identificar fàcilment el tipus, el propòsit i el contingut bàsic de cada fitxer.
A més d'una convencional convenció de nomenclatura d'arxius, considereu afegir un sistema de gestió d'arxius. Es tracta d'un tipus d'aplicació informàtica que ajuda a emmagatzemar i organitzar arxius. Pot oferir funcions que permetin el seguiment del propietari i els usuaris posteriors, la data de creació i l'última modificació i altres dades que us poden ajudar a treballar i mantenir els vostres fitxers.
Els serveis de gestió d'arxius com Dropbox i Google Drive us poden ajudar proporcionant un disseny i una interfície més fàcil de cercar. En lloc de recordar complicades estructures de fitxers o convencions de nomenclatura, podeu cercar només el que necessiteu.
Posar la política de la vostra empresa a l'escriptura
Un cop resoltes les convencions d'estructura i nomenclatura, creeu un esborrany de document per a la vostra empresa que descrigui totes les especificacions per treballar amb fitxers d'ordinador que heu seleccionat. Fins i tot si sou el vostre únic empleat, aquest no sempre és el cas. Un document formal que descriu les polítiques de gestió de fitxers informàtics ajudarà a ampliar i contractar empleats en el futur. També ajudarà al vostre negoci a mantenir un enfocament coherent de gestió d'arxius i garantir la seguretat dels vostres fitxers valuosos.
