Per executar un negoci eficaç, és essencial fer un seguiment de la paperassa. Contractes. Propostes. Factures. Factures. Llicències. Fins i tot en el segle XXI, quan la majoria de la paperassa és digital, la gestió d'arxius encara és necessària per mantenir les operacions administratives sense problemes. Molts dels principis de la gestió de documents empresarials segueixen sent els mateixos, ja sigui que el vostre sistema de fitxers digital estigui al vostre portàtil o al núvol.
Principis d'administració de fitxers
La llei fonamental de bona gestió d'arxius és que el sistema us facilitarà la cerca de documents. Si no ho fa, no és un ús.
Un bon sistema de presentació de documents, ja sigui basat en un gabinet d'acer o el núvol, hauria de fer que la presentació sigui menys tediós i difícil; no hauríeu de passar uns quants minuts per esbrinar quins fitxers ingressa l'informe de vendes d'aquest mes. També hauria de ser fàcil recuperar la informació que desitgeu. La bona presentació no depèn de les persones: si el vostre assistent administratiu o la persona de TI surten, el seu reemplaçament hauria de poder esbrinar el sistema. Les categories de fitxers han de ser clares i fàcils d'identificar. El sistema hauria de facilitar la identificació i purga de registres inactius.
La flexibilitat també és important, especialment amb el programari. Un sistema de registre de documents que tanca el vostre negoci en un sol proveïdor o una plataforma informàtica específica podria provar un problema per la carretera.
El sistema també ha de poder manejar el creixement. Els fitxers s'acumulen inevitablement a mesura que el vostre negoci creix, afegeix nous clients i amplia el personal. Un bon sistema pot gestionar més dades i emmagatzematge de documents del que espera necessitar.
Beneficis de la gestió d'arxius
Una bona gestió de documents empresarials pot generar beneficis concrets per al vostre negoci. Una ràpida presentació i recuperació estalvia temps i fa que el personal sigui més eficaç i productiu. Si un sistema redueix els errors, això pot estalviar molts temps i problemes. Això és particularment cert si vostè va a jutjar o sotmetre a una auditoria: no tenir documents claus pràctics pot portar a un resultat infeliç.
Un sistema eficient i ben pensat redueix la quantitat de vegades que heu de comprar els equips de registre i la quantitat d'espai que necessiteu per emmagatzemar-lo. També facilita l'entrenament de personal nou per fitxar.
Còpia digital i dura
L'ús d'un sistema de gestió d'arxius digitals té avantatges considerables. La presentació de documents digitals permet cercar documents per paraules clau, que poden proporcionar el paperwork que necessiteu en un temps més ràpid. Un bon sistema té altres avantatges:
- Pot emmagatzemar una varietat de tipus de document, com ara fitxers de processament de textos, correus electrònics i fitxers PDF.
- Restringeix l'accés a documents confidencials.
- Monitors qui llegeix el document.
- Si algú fa canvis, podeu seguir-los. Si cal, podeu desfer-los.
- Controlar quan es poden esborrar documents antics.
- És fàcil accedir i editar documents amb telèfons mòbils i altres dispositius mòbils.
Tanmateix, alguns documents han de romandre en còpia impresa, fins i tot si l'escanegeu i els digitalitzeu. Sovint, els reglaments exigeixen que mantingueu còpies de llicències i permisos comercials en paper, no només al ciberespai. Altres documents que val la pena conservar en paper són informes anuals, "fer negocis com a" certificats, documents d'assegurança i pagarés. Depenent de la vostra línia de treball, pot haver regulacions específiques sobre l'emmagatzematge de documents que heu de fer front.
Els documents físics corren el risc de destrucció del foc, el terratrèmol, l'huracà o simplement una canonada que trenca i inunda l'oficina. El vostre negoci ha de prendre mesures per evitar-ho:
- Arxiu documents en contenidors nets, segurs, ambientalment estables i resistents al foc.
- Feu còpies de seguretat, ja siguin digitals, microfòniques o fotocòpies.
- Trobeu un lloc per emmagatzemar còpies fora del lloc, de manera que si hi ha un incendi o un altre desastre, no trobaran la mateixa destinació que els originals.
- La vostra ubicació d'emmagatzematge de còpia de seguretat hauria de ser aquella que podeu accedir després d'un desastre. Un avantatge de l'emmagatzematge en el núvol és que podeu accedir a la informació en qualsevol lloc on Internet encara funciona.
Indexant els vostres registres
Per aprofitar al màxim un sistema de fitxers, s'ha d'indexar eficaçment. Les categories estàndard poden incloure impostos, contractes, correspondència del client, demandes judicials, comptes per pagar i comptes a cobrar, per exemple. El vostre document i els fitxers digitals han de seguir el mateix esquema d'indexació. Això facilitarà l'entrenament dels empleats per saber on trobar la paperassa.
Regles d'eliminació de documents
Quan planifiqueu el vostre sistema de gestió d'arxius, heu de conformar amb un bon programa de retenció de documents o amb les pautes de quant de temps per mantenir els fitxers. Fins i tot amb un sistema de fitxers digitals, això és important: si el vostre negoci continua creixent, eventualment, la recerca de "contractes de matèries primeres" o similars pot generar desenes de documents obsolets.
El vostre calendari de retenció de documents ha de tenir en compte tant els requisits legals com empresarials. Si teniu documents relacionats amb la vostra declaració d'impostos, com ara les factures de la targeta de crèdit que mostren compres comercials, l'IRS diu que haureu de mantenir-les com a mínim tres anys després d'enviar la devolució. És el temps que l'IRS pot mirar enrere i auditar-lo. Mantenir els registres d'impostos de l'ocupació durant quatre anys i mantenir-se en els beneficis que reclamen una despesa de deute dolent durant set anys.
S'apliquen diferents regles a diferents registres. És possible que tingui fitxers relacionats amb el compliment mediambiental, la presentació de la Comissió de Valors i de la Cambra, les normes federals i estatals de seguretat laboral i els judicis de discriminació. Cada regulador té els seus propis requisits. També necessiteu una política per a registres de negocis simples. Per exemple, no voleu esborrar un contracte abans d'haver completat el treball amb el qual vau signar. Els registres relacionats amb litigis en curs no s'han de destruir, fins i tot si es tractés d'avantatges de la vostra empresa.
És la vostra responsabilitat, o el de qui dirigeix el programa, saber quins registres s'han de mantenir i durant quant de temps. Qui maneja registres ha de conèixer la política de l'empresa i capacitar a tots els seus subordinats. Els empleats habituals també necessiten saber-ne alguns. Si, per exemple, un empleat envia o rep un correu electrònic que necessita ser arxivat, necessiten prou formació per reconèixer la necessitat.
Per als documents físics, la trituración proporciona el màxim nivell d'eliminació segura. Per als fitxers digitals, necessiteu procediments que els eliminin més enllà de la recuperació. Manteniu un seguiment de l'informe que registra i quan els vau destruir.
Seguretat i privadesa
Hacks massius i infraccions de dades són un fet de rutina de la vida del segle XXI. Això no vol dir que siguin trivials: una infracció de dades pot fer malbé la vostra reputació, li costa diners o provoca una onada de demandes o multes. Fins i tot la filtració d'informació dins de l'empresa pot causar problemes. Diverses lleis federals requereixen que mantingueu confidencial la informació mèdica dels empleats, per exemple. Si altres empleats poden accedir a registres confidencials, podrien entrar en un món de dolor legal.
Com a part de configurar el vostre sistema de gestió d'arxius, cal implementar una política de seguretat i privacitat. La capacitat dels empleats per veure els documents ha de ser necessària. L'accés s'ha de basar en un sistema d'autorització, en lloc de confiar en que els empleats no mirin documents classificats.
És habitual compartir documents en línia quan diversos empleats treballen en el mateix projecte. Això obre una altra finestra de vulnerabilitat perquè es retiri informació confidencial. El xifrat d'arxius o l'ús d'un sistema d'intercanvi de fitxers com Dropbox poden ajudar a evitar filtracions.
Aquesta és una altra raó per fragmentar o eliminar fitxers antics i innecessaris. Fins i tot si no serveixen per a la vostra empresa, poden tenir informació confidencial sobre ex empleats o clients que no els agradaria sortir.
Independentment de les regles que obtingueu, és fonamental entrenar a tots els empleats no només en la forma de presentar i recuperar dades, sinó també les normes de confidencialitat i el calendari de retenció de registres.
