Un resum executiu sol ser un esbós d'una pàgina d'un memoràndum més llarg, un pla de negoci, un comunicat de premsa, un acord legal o qualsevol document important. El resum executiu hauria de comunicar el motiu, el que i el de la qüestió de forma concisa per a un executiu ocupat que no té temps per aprofundir en detalls. Heu de suposar que mentre el lector està interessat en el tema i entén els conceptes més amplis implicats, ell o ella no estan íntimament familiaritzats amb els detalls. Com a norma general, el lector hauria de poder conversar intel·ligentment sobre el tema després de llegir el resum executiu.
Descriu clarament en el primer paràgraf el que ha passat i per què ha succeït. El lector d'un resum executiu probablement serà un gestor atrafegat que s'ocupa d'una àmplia varietat de problemes i fa malbé múltiples projectes en tot moment. Per tant, cal explicar els fonaments i reorientar el lector abans d'entrar en els detalls més minuciosos. Per exemple, l'obertura del resum pot dir: "Aquest informe detalla el contracte de proveïdors signat el 21 de maig per fixar els preus i els terminis de lliurament dels pneumàtics que es compraran des de Tires Inc. per al proper any". Aquesta obertura ajudarà al lector a recordar que es va acordar l'abastament de pneumàtics i que serviria d'un simulacre ràpid d'escalfament mental.
Enumereu tots els punts principals de l'acord, idealment en diferents punts de bala. Els punts de bala són més fàcils de llegir i absorbir, ja que descomponen un problema complex en bits fàcilment digeribles. Els punts bala haurien de comunicar els conceptes bàsics de l'acord, en lloc d'excepcions, clàusules especials o detalls tècnics. L'executiu que no treballi amb pneumàtics cada dia potser vulgui saber que Tires Inc. va acceptar complir les comandes de pneumàtics en un termini de 25 dies naturals, però no necessita saber que si una comanda és superior a 50.000 pneumàtics, aquest augment de temps a 30 dies o per a pneumàtics de més de 19 polzades de diàmetre, s'apliquen regles especials. Simplement afegint que les comandes grans i certes mides de pneumàtics inclouen clàusules especials suficients. Tingueu en compte que el lector sempre pot fer referència a l'acord legal complet per obtenir detalls.
Expliqueu per què l'acord legal és important. Com que el lector probablement no sigui un expert en la zona, ell o ella dependrà de vostè per explicar la importància d'aquest acord. El preu era extraordinàriament avantatjós, el temps de lliurament era molt curt o les penes eren molt fortes per no complir les comandes a temps? Expliqueu les fortaleses i, en tot cas, les debilitats de l'acord. Tingueu en compte que si era la força impulsora de l'acord, això també és un apropiat i possiblement l'únic moment per reclamar els vostres èxits.
Finalitzeu el resum detallant els passos següents. La signatura de l'acord pot requerir accions addicionals, com ara l'aprovació de la seu o el mateix acord, que podria haver estat incompleta, incloent una clàusula que estableix que els calendaris d'oferta per a pneumàtics de camions no estan coberts per aquest document legal i un acord addicional serà signat per a ells en un futur proper. Aquesta projecció "a la vista cap endavant" us portarà el resum a una conclusió lògica i donarà al lector una bona idea de què esperar més endavant. Establiran l'escenari per al proper resum executiu que pugui seguir.
