Un resum executiu pot acompanyar qualsevol tipus d'informe: simplement és una consolidació dels detalls importants si el vostre públic no vol llegir tot l'informe. Les diferències es troben en els detalls més finals. Heu d'ajustar el format estàndard per adaptar-lo al vostre tema i al vostre públic. Si el vostre públic és militar, el Grup de Màrqueting Estratègic adverteix que la Marina només produeix més de 500 milions de pàgines de documentació l'any. Tenir això en compte hauria de ser la seva principal preocupació perquè el personal potser no tingui gaire temps per gastar a les seves pàgines.
Organització de la vostra informació
El primer repte és organitzar la informació de l'informe perquè pugueu incorporar les parts més importants en un document molt més curt: el vostre resum. Anar a l'informe complet i recollir la informació que voleu incloure al resum. L'ordre de presentació hauria de ser similar a com apareix la informació en el propi informe. Incloeu els encapçalaments del vostre resum que coincideixin o es puguin connectar fàcilment a les seccions del vostre informe. Si el vostre informe no es presta als encapçalaments, podeu fer anotacions al vostre resum quan l'escriviu, guiant al vostre lector on, en el moment més llarg, pugui trobar informació més detallada. No voleu incloure dades concretes al resum, però el vostre lector hauria de poder trobar-lo si vol saber-ne més.
Escriure el resum
El propòsit d'un resum és explicar amb la major rapidesa possible tota la informació fonamental que el vostre lector necessita per prendre una decisió sobre el problema que es dirigeix. Estructura el resum perquè aparegui la informació més important al principi. Això hauria d'incloure esmentar el propòsit i l'abast del vostre informe i, possiblement, la vostra conclusió. És possible que no vulgueu deixar que el vostre públic militar endevineu fins a l'últim paràgraf del vostre resum. Depenent del contingut de l'informe, podeu seguir els procediments que s'han d'implementar, la recerca que hàgiu fet, l'anàlisi, les opcions i la vostra decisió definitiva. Mantingui els paràgrafs breus, no més de set o vuit frases, i consentiu-los en una secció del vostre informe. Manténgase dins de tres pàgines, tret que estigui resumint un informe tècnic. En aquest cas, el vostre resum pot ser fins al 10 per cent de les pàgines de l'informe, però si és llarg, és recomanable escriure dos resums separats. Com més llarga es pugui tractar amb problemes tècnics i un resum més curt de 3 pàgines, podeu donar una visió general de tot l'informe. No salteu d'anada i tornada entre temps passats, presents i futurs: això disminueix la llegibilitat.
Adreçant-se a un públic militar
El Grup de Màrqueting Estratègic informa que l'estil d'escriptura estàndard de l'Exèrcit requereix un missatge clar que promou una lectura ràpida. Si el vostre informe consisteix a fer un toc a qualsevol persona de qualsevol branca de les forces armades, manteniu les frases del resum breu i puntual. Eviteu indicar opinions, com ara: "Crec que això funcionarà perquè X equival a Z". Podeu deixar anar sis paraules indicant simplement que "X és igual a Z", especifiqueu els vostres fets més importants i correlacioneu-los amb els vostres resultats anticipats.
Tenint precaucions
Tingueu en compte els vostres lectors si esteu debatent qüestions militars. Si sou un membre de les forces armades i esteu escrivint a una entitat civil, assegureu-vos que no inclogui cap informació que sigui confidencial o que incompleixi la seguretat. Si esteu escrivint l'informe i el resum a la vostra superior, ambdós poden passar per altres mans abans d'arribar al seu escriptori, així que assegureu-vos que tots els participants estan aclarits per llegir el que heu escrit.
