L'objectiu d'un fullet de conferències és atraure delegats a un esdeveniment i fer-los saber el calendari de la conferència. El fulletó, per tant, hauria de contenir informació sobre el lloc, els parlants, els acords de viatge i altres dades clau. La còpia ha de ser clara, informativa i persuasiva, encoratjant als lectors a reservar els seus llocs perquè puguin beneficiar-se personal o professionalment. Una introducció d'un altaveu o un alt directiu destaca proporciona una visió general de l'esdeveniment, així com una benvinguda per a possibles delegats.
Públic objectiu
Els organitzadors de la conferència apunten als seus esdeveniments en grups específics, de manera que esbrineu més sobre el públic objectiu per garantir que el fullet ofereix avantatges rellevants. L'audiència podria ser tan diversa com professors, executius sèniors de la indústria de l'automòbil o membres del públic interessats en la música country. Per trobar informació sobre el públic, sol·liciteu als organitzadors els perfils de públic dels esdeveniments anteriors. Els organitzadors fan una enquesta als seus públics, demanen informació demogràfica o comercial i publiquen perfils per demostrar la qualitat dels seus esdeveniments als delegats, presentadors i patrocinadors.
Beneficis per als delegats
El fulletó ha de proporcionar als delegats un fort benefici per assistir. Els delegats empresarials han de poder justificar el descans del treball i els assistents privats volen saber que obtindran un valor per gastar els seus propis diners. Identifica els beneficis per al públic objectiu. La conferència pot proporcionar una oportunitat única per escoltar oradors de fama mundial, veure demostracions dels últims productes o millorar les seves habilitats assistint a sessions d'entrenament d'alta qualitat. Els beneficis poden ser menys tangibles, com ara l'oportunitat de connectar-se amb altres persones d'una indústria, potser amb l'objectiu de desembarcar un treball o fer una venda.
Informació Logística
La informació completa sobre la logística de la conferència és essencial. Segons l'American Conference Institute, les preguntes freqüents dels delegats de la conferència abasten temes com el registre i el pagament, els acords de viatges i allotjament, allotjament i cancel·lacions. Per facilitar als lectors la inscripció a l'esdeveniment, incloeu-ne els detalls de registre complet. Establiu els costos d'assistència, inclosos els descomptes per a la inscripció anticipada. Proporcioneu dades de contacte per als lectors que poden necessitar informació addicional i permetre als delegats saber quan rebran paquets de benvinguda.
Programa de conferències
Establir el programa de conferències amb horaris i detalls de cada sessió per ajudar els delegats a planificar el seu temps a la conferència. Permetre als delegats conèixer més sobre el format de la conferència, que podria incloure presentacions, taules rodones, tallers i exposicions. Les biografies dels presentadors ajuden els delegats a triar les sessions que volen assistir i indiquen l'estat o la qualitat de l'esdeveniment.
Mantenir la comunicació
El fullet de la conferència és només un element d'un programa de màrqueting prèvia a la conferència. Segons Inc., publicar notícies d'informació i esdeveniments a les xarxes socials ajuda a mantenir l'interès a mesura que l'esdeveniment s'acosta més. Els anuncis sobre altaveus addicionals o esdeveniments especials, per exemple, poden crear un brunzit al voltant de l'esdeveniment i reduir el risc que els delegats abandonin.
