Els minuts de reunió són un registre de tota la informació important que es discuteix i de les decisions que es prenguin durant una reunió de negocis. Normalment, un prenedor designat designa la reunió en paper o portàtil. Els minuts de la reunió s'obliden que no s'oblidi res de significat en una reunió i s'eviti qualsevol desacord sobre el que diuen els participants. Els minuts de la reunió també són útils per a persones que no van poder assistir a una reunió. Assegureu-vos de registrar-ho tot seguint unes quantes directrius de minuts de reunió.
Recopileu informació de l'amfitrió, com ara els noms de tots els assistents, el propòsit de la reunió i l'agenda de la reunió, abans de començar la reunió. Això us ajuda a seguir durant la discussió. Podeu concentrar-vos en la millora de minuts si no sou un dels principals participants a la reunió. Confirmeu la vostra funció amb l'amfitrió, si no esteu segurs.
Escolta atentament quan comença la reunió. Eviteu distraccions, com ara telèfons mòbils, o si heu portat un ordinador portàtil, comprovar el correu electrònic o navegar per Internet. Mantingueu-vos centrat en la discussió a mà.
Registre únicament punts principals. Escriure tots els detalls és impossible i innecessari. Decideix el que és important considerant el propòsit de la reunió. Registre les opinions o suggeriments expressats, els problemes en desacord i les decisions preses.
Paraphrase quan sigui possible. Les declaracions escrites literalment no són necessàries i triguen massa temps. El parafraseig demostra que has entès el que parlen els participants.
Nombre de les pàgines, si s'escriu amb ploma i paper, per evitar barrejar papers.
Feu preguntes quan sigui necessari. No tingueu por de fer una pausa o mantenir la reunió si necessiteu verificar el que algú ha dit.
Feu preguntes immediatament després de la reunió mentre la informació encara està fresca a la vostra ment, si heu d'aclarir un problema massa complicat per aparèixer durant la reunió.
Escriviu el més objectivament possible. Com a decisor de minuts, el vostre paper no és proporcionar la vostra opinió o censurar la discussió, sinó resumir de manera imparcial el que s'ha dit.
Comproveu les notes que us proporcionen ortografia, puntuació i claredat al revisar-les més tard. Escriviu una bona còpia abans de distribuir els minuts a les persones necessàries.
