La forma en què s'executa una empresa afecta directament els èxits i fracassos que tindrà. Quan l'equip directiu identifica objectius sòlids a llarg termini per a l'organització, a més de formes innovadores d'assolir-los, l'organització en general té la motivació i l'impuls per treballar amb aquest resultat.
Imagineu treballar per a una organització on l'equip directiu no reconegués plans de creixement o objectius a llarg termini. Què passaria amb aquesta empresa? Es pot mantenir durant uns mesos, però la manca de planificació o intervenció estratègica podria provocar la seva desaparició. De la mateixa manera, no tenir cap adreça de l'alta direcció pot provocar que els empleats perdin confiança a l'empresa. La planificació de l'organització, que inclou estratègies per a tots els nivells de l'empresa, és imprescindible per a l'èxit del negoci.
Definició de planificació organitzativa
La planificació organitzativa comença quan l'equip directiu superior identifica els objectius a curt i llarg termini de l'empresa. Un cop definits i refinats aquests objectius perquè siguin clars i assolibles, és essencial formular estratègies i plans específics per assolir aquests objectius. La planificació de l'organització assegura que hi hagi una visió per al negoci perquè els empleats coneguin i entenguin com els seus treballs diaris contribueixen a la companyia en general.
Els objectius que estableix una empresa han de ser prou realistes com per ser implementats dins dels recursos de l'organització. És bo arribar a les estrelles, però al mateix temps, els objectius també han de ser assolibles. No poder atacar objectius que estan fora del seu abast poden desmoralitzar-se per a l'empresa. Un bon objectiu també ha de ser quantificable quantitativament. D'aquesta manera, l'empresa pot seguir el seu progrés durant tot l'any fiscal, comprovant fins a quin punt han arribat i quant més han deixat de marxar. També és important esbossar un marc de temps per assolir l'objectiu, com ara un any fiscal o un trimestre. D'aquesta manera, l'empresa pot establir terminis de projecte per mantenir a tots en el camí.
A més de definir objectius i desenvolupar plans per assolir-los, la planificació de l'organització cobreix la dotació de recursos humans i recursos.Les persones adequades han d'estar al seu lloc per exercir els seus rols, i els recursos necessaris, incloses les finances, han d'estar disponibles per a l'organització perquè puguin implementar amb èxit els plans establerts.
Com que cada organització és única, cap estructura o mètode de treball personal funcionarà per a cada empresa. No obstant això, cal tenir en compte certs factors en la planificació d'una estructura organitzativa eficaç. Les empreses han d'investigar i avaluar les fortaleses i debilitats de diverses opcions d'estructura organitzativa, com ara estructures funcionals, divisòries o matricials, i considerar quina les configurarà per aconseguir els seus objectius organitzatius. La companyia també haurà de predir els seus patrons de creixement, i com encaixen amb els seus plans generals. A més, l'organització haurà de veure quina estructura produirà l'eficiència operativa més important i la satisfacció dels treballadors.
La planificació de l'organització pot aplicar-se a qualsevol mida d'una empresa, ja sigui un petit negoci emprenedor o un conglomerat multinacional. En qualsevol cas, és crucial que l'equip directiu determini els objectius de l'empresa i estableixi els plans per aconseguir-los, a més dels recursos que es requereixen per complir aquests objectius.
Tipus de planificació de l'organització
Hi ha moltes maneres de categoritzar els tipus de plans d'organització, encara que molts d'ells es divideixen en quatre categories principals: financera, estratègica, contingència i successió. Cada tipus de pla organitzatiu analitza el negoci en general, però a través de la lent d'una àrea en particular. D'aquesta manera, és fàcil veure de quina manera es tractarà el negoci en molts escenaris diferents.
La planificació financera en una organització té com a objectiu generar un major ingrés o augmentar la quota de mercat de l'empresa. A més, la planificació financera pot resoldre els problemes financers previsibles que l'empresa pot afrontar en el futur. La manera com s'estructura un pla financer depèn del nivell de l'empresa i dels objectius que vol assolir. Un factor important d'un pla financer és que s'ha d'arrelar en la realitat. Com a planificació d'objectius efectiva, el pla financer ha de tenir en compte la veritable imatge financera de l'empresa, ara i en el futur. El pla també ha de ser futurista, de manera que pugui recollir qualsevol problema potencial que l'empresa pugui necessitar superar.
Agafeu un petit negoci com ara una agència de màrqueting digital, per exemple. Amb una plantilla de cinc, la companyia està estancada en un altiplà i no té recursos humans suficients per fer créixer el negoci. Augmentar les seves vendes és un dels seus objectius organitzatius. No obstant això, si contracten a un altre empleat, no tenen les finances per pagar-les. Tenir un pla financer clar per a aquesta organització no només els ajudarà a esbrinar com fer un recurs addicional, sinó també com pagar-los. A més, tenir aquest nou empleat pot ajudar-los a augmentar les seves vendes i complir amb el seu objectiu organitzatiu.
Un altre tipus de pla d'organització és la planificació estratègica, que implica traduir la visió de la companyia en objectius i objectius, amb mesures per assolir-los. La planificació estratègica no només mira cap a l'interior de la pròpia empresa, sinó que també se centra en el mercat i la indústria, així com en els competidors. Aquest tipus de planificació implica analitzar les oportunitats futures de l'empresa i les possibles amenaces d'entrada. També requereix conèixer els punts forts i els punts febles de l'organització. La planificació estratègica també requereix comprendre quins són els competidors en el mercat i precisament els seus punts forts i febles en comparació amb l'organització. Tenir una visió realista del mercat general i l'economia també és imprescindible.
En el cas de l'agència de màrqueting digital, per exemple, part de la seva visió estratègica pot ser oferir un nou servei com la redacció de materials de generació de plom. Si el negoci s'ha centrat principalment en el disseny web i la publicitat en línia fins a aquest punt, hauran de realitzar una investigació exhaustiva sobre el camp de redacció per entendre com funciona la tarifa en la indústria. Si els seus competidors ofereixen redacció com a servei, pot ser prudent oferir-los també. També poden necessitar una manera de diferenciar els seus serveis de redacció dels seus competidors.
Moltes organitzacions també creen plans de contingència per als resultats que estan fora de l'àmbit normal. Aquest tipus de planificació organitzativa ajuda a mitigar riscos potencials per a l'empresa i fins i tot pot ajudar-los a evitar esdeveniments que poden tenir efectes catastròfics. Un bon pla de contingència està ben investigat i presenta escenaris realistes que poden tenir repercussions negatives en l'empresa i proporciona una solució pas a pas que la companyia pot implementar en aquest escenari. La planificació de contingència pot salvar una organització de la caiguda i pot ajudar-la a créixer en moments de transició.
Un possible escenari catastròfic per a l'agència de màrqueting digital pot ser que el seu client més gran, que proporciona més del 50 per cent dels seus ingressos, decideix signar amb un dels seus competidors. En aquest cas, l'empresa perdria gran part dels seus ingressos. Si no poden trobar una forma de reemplaçar-la, és possible que hagin de declarar la fallida. Un pla de contingència, en el seu cas, proporcionaria solucions possibles per a aquest problema, que pot incloure formes d'aconseguir que el client torna a formar part de l'empresa, augmentar els seus ingressos a través d'altres canals o fins i tot obtenir un préstec per alleujament a curt termini. Tenint un pla ja existent si el seu client més gran surt, l'agència de màrqueting digital es pot posar a treballar per tractar de resoldre el problema, en lloc de perdre el temps intentant esbrinar un pla mentre estan en mode de crisi.
La planificació de la successió és una altra forma eficaç de planificació organitzativa. Això implica desenvolupar una estratègia per posar en marxa quan un jugador clau de l'organització surt. Si algú en un paper de gestió de decisions deixa l'organització per qualsevol motiu, planificat o no planificat, la companyia en general pot desencadenar-se. Poden no ser capaços de complir els seus objectius organitzatius si no tenen el lideratge adequat en el seu lloc. La planificació de la successió implica més que nombrar un successor. Significa entrenar i preparar aquesta persona per omplir la posició de lideratge abans que sorgeixi la necessitat. D'aquesta manera, no hi ha temps de retard perquè el successor s'incrementi, i l'organització pot continuar amb el negoci com de costum.
Si el desenvolupador web principal de l'agència de màrqueting digital va sortir de sobte, per exemple, la companyia podria no ser capaç de completar els seus projectes existents o de nous projectes fins que no s'hagin substituït. Per a una petita empresa, això podria significar que podria haver de tancar les seves portes. Amb un pla de successió, poden haver estat entrenant a un desenvolupador jove per assumir el paper. Si aquesta persona ja s'havia preparat per a la posició principal de presa de decisions, l'agència podria continuar mantenint els seus clients sense cap hipo.
Per què necessiteu utilitzar la planificació de l'organització
La planificació de l'organització adequada permet a l'empresa assolir tot el seu potencial. Mitjançant un enfocament sistemàtic, les empreses poden establir on volen anar, i després implementar els passos que poden utilitzar per arribar-hi. Si una organització està interessada en el creixement i no sap molt bé com arribar-hi, la planificació de l'organització pot ajudar a establir els passos que han d'adoptar, tant per definir els seus objectius com per arribar-hi.
La planificació organitzativa ajuda a les empreses a ser estratègiques en la forma en què prenen decisions clau. Quan hi ha objectius més grans a la vostra empresa, és més fàcil arribar a determinades decisions quan s'utilitza un mètode estratègic. De la mateixa manera, la planificació de l'organització pot ajudar a les empreses a aprofitar els seus punts forts. Si hi ha àrees específiques en què l'organització sobresurt, seria prudent jugar a aquells més per créixer el negoci. A l'altre extrem de l'espectre, les debilitats d'una organització es poden millorar mitjançant la planificació de l'organització. Els elements de la planificació financera i de contingència poden jugar un paper important en la superació de les debilitats d'un negoci.
Establir l'empresa per a l'èxit és una de les raons principals per les quals han d'utilitzar la planificació de l'organització. A través del desenvolupament de plans i processos, l'empresa pot treballar per millorar els procediments que es posen en marxa contínuament. Millorar la manera com opera l'empresa ajuda a donar-los un avantatge competitiu, que també pot augmentar el seu negoci.
Com millorar la planificació de l'organització
Cap mètode de planificació organitzativa funciona per a una empresa. Moltes vegades, una empresa ha d'aplicar diferents maneres d'organitzar la planificació per trobar el que funciona bé per a ells. Millorar la planificació de l'organització és un treball continu, perquè a mesura que l'empresa creix i canvia, la forma en què els plans de la companyia necessiten canviar per complir els nous requisits.
L'honestedat i l'obertura són aspectes importants de la planificació organitzativa. És fonamental tenir una visió clara i objectiva sobre com està fent l'organització. D'aquesta manera, es fa més senzill identificar possibles problemes o amenaces a què s'enfronta l'organització, o debilitats específiques que es mostren a l'empresa. L'eliminació de les barreres internes que els empleats s'enfronten els ajuda a centrar-se en la tasca que teniu. Un cop eliminats els bloquejos interns, com ara alguns procediments o polítiques, els empleats poden treballar per millorar les debilitats de l'organització.
Quan es tracta de millorar la planificació de l'organització, és imprescindible disposar d'un conjunt de mètriques per avaluar el rendiment del pla. Les mètriques poden proporcionar un gran valor i actuar com a guia per prendre decisions sobre els elements clau de l'empresa. La direcció pot utilitzar les dades per identificar àrees on l'organització necessita centrar els seus esforços i desenvolupar estratègies per ajustar les operacions, cosa que permet a l'empresa millorar el seu rendiment general.
