Independentment del tipus de negoci que executeu, el vostre sistema de facturació dels vostres clients és un dels aspectes més importants de fer un benefici. Sense un sistema efectiu de recaptació de comptes a cobrar, tindreu un moment difícil de rebre el pagament. Sense pagament, la vostra empresa no es pot executar. Hi ha diversos sistemes potencials que podeu utilitzar per facturar els vostres clients; el que sigui correcte dependrà en gran mesura del tipus de negoci que executeu.
Facturació prepagada
Un mètode de facturació popular per als negocis basats en serveis, com ara empreses de telecomunicacions o proveïdors de serveis d'Internet, és la facturació prepagada. En aquest tipus de facturació, els clients paguen per endavant per un import determinat de servei: un conjunt de temps o unitats. El pagament es deu i s'ha de rebre abans que els clients tinguin accés al seu servei adquirit. Es tracta d'un sistema de facturació eficaç per assegurar que els comptes a cobrar es paguin sistemàticament abans que es facin els serveis.
Facturació postpagada
La facturació postpagament és un sistema en el qual el client accepta pagar en un moment posterior els productes o serveis rebuts. Al final d'un període de facturació establert, enviarà una factura als seus clients detallant el seu número de compte, servei o productes utilitzats, l'import degut i la data de venciment del pagament. El programari de facturació i comptabilitat està disponible per ajudar a mantenir aquesta informació. Pot ser difícil recollir en aquest tipus de factures si es tracta de clients amb mal crèdit o que simplement rebutgen el pagament. Si realitzeu aquest tipus de facturació, considereu oferir descomptes per al pagament ràpid, però estigui preparat per assignar personal que contacti directament amb els clients per factures pendents. En casos extrems, pot ser necessari convertir el compte a una agència de cobrancs.
Memos de crèdit i dèbit
Les notes de crèdit i de dèbit no són adequades com a únic sistema de facturació, però són importants en cas de canvis en un compte o en pagaments o en errors. Emetrà memoràndums de crèdit als clients que hagin pagat els serveis o productes que no utilitzen o reben, o si un error en la seva facturació ha provocat que el client pagui més. Les notes de dèbit s'utilitzaran de la manera contrària; quan un client utilitza més de la seva indemnització prepagada, o si és d'altra manera infrautilitzada pels seus serveis. Els memòries de deure essencialment demanen més diners del client, mentre que els memos de crèdit o crèdits es tradueixen en diners retornats o els crèdits de servei es desplacen al següent cicle de facturació.
Facturació basada en l'ordre
La facturació basada en l'ordre es pot comparar amb la facturació prepagada dels productes. Si la vostra empresa és un proveïdor o majorista, podeu optar per exigir als vostres clients que paguin íntegra o parcialment quan realitzin la comanda. Això comporta els avantatges previs de la facturació prepagada. També podeu sol·licitar el pagament parcial per avançat i el pagament complet en una data posterior, moment en què haurà d'enviar una factura als seus clients que sol·licitin la resta del pagament. Per utilitzar aquest mètode, heu de mantenir registres precisos del que ja han pagat els clients.
Facturació basada en el lliurament
En aquest sistema de facturació, s'enviarà una factura i un ordre de compra detallant cada article i quantitat al seu client juntament amb el seu lliurament. Podeu triar exigir el pagament complet a partir del lliurament o especificar una data de venciment de la factura. Assegureu-vos d'incloure la informació de contacte de l'oficina de comandes en cas de discrepància entre l'ordre de compra i la factura.
