Fins i tot amb telèfons i Internet, de vegades és necessari enviar una carta antiga per a fins comercials. Actualitzar els registres del vostre compte comercial amb una carta és efectiu, ja que les lletres tenen menys probabilitats d'oblidar (com ara les trucades telefòniques) i menys possibilitats d'ignorar (com ara correus electrònics). També proporcionen una ruta pràctica de paper. Si necessiteu actualitzar els registres amb una carta, seguiu uns quants consells per assegurar-vos que cobreixi totes les bases.
Articles que necessiteu
-
Ordinador
-
Impressora
-
Paper
-
Copiadora
-
Sobre
-
Segell
Dirigeix la carta al departament adequat per garantir que la persona correcta rebi la informació actualitzada. Per exemple, si està canviant el seu xec o número de targeta de dèbit, dirigeixi la seva carta al departament de comptes a pagar. Si esteu canviant la vostra adreça, dirigiu-vos a "registres de clients". Si no esteu segur de quin departament hauria de gestionar la vostra sol·licitud, truqueu a la companyia i pregunteu abans de dirigir la vostra carta o busqueu la informació del lloc web de la companyia.
Inclogui la data a la part superior de la lletra, tant per als registres de la companyia com per als vostres registres personals. Per exemple, si sol·liciteu que els vostres serveis es cancel·lin o disminueixin a partir d'una determinada data, i l'empresa no processi la vostra sol·licitud en forma oportuna, teniu motius per no fer-ho, ja que teniu una còpia de la sol·licitud de data.
Incloeu el vostre número de compte. Això ajudarà a la persona que processa la vostra sol·licitud a localitzar el vostre compte i a complir la vostra sol·licitud més ràpidament.
Incloeu la vostra informació antiga. Per exemple, si moveu o canvieu el vostre número de telèfon, indiqueu a la lletra: "aquesta era la meva antiga adreça" o "aquest era el meu antic número de telèfon". L'empresa pot necessitar aquesta informació per treure el vostre compte per actualitzar els vostres registres.
Incloeu la vostra nova informació. Indiqueu a la carta, "aquesta és la meva nova adreça" o "aquest és el meu nou número de telèfon". És possible que vulgueu posar la vostra informació actualitzada en negreta o una font més gran, de manera que la persona que processi la vostra sol·licitud tindrà un temps fàcil de localitzar la informació.
Sol·licitud de correspondència de retorn. Demaneu que se us enviï una carta a canvi de notificar-vos que la informació s'ha actualitzat. Quan rebi la seva carta de confirmació, mantingueu-la en un lloc segur per als vostres registres.
Feu una còpia de la carta abans d'enviar-la, en cas que necessiteu tornar-la a enviar o consultar-la més endavant.
