La validació de la factura és necessària per a qualsevol negoci; implica el control indirecte dels càrrecs rebuts o facturats amb imports pagats o rebuts.La majoria de sistemes comptables estan automatitzats, però hi ha ocasions en què pot ser necessari validar les factures manualment. Les petites empreses poden validar manualment totes les factures, que funcionen sempre que hi hagi un sistema de controls i equilibris per reduir la deshonestedat dels empleats.
Factures entrants
Un empleat hauria de compilar les factures a mesura que arriben, separar-les per part del proveïdor i verificar-les personalment o remetrelas a l'empleat a càrrec del compte individual. Si una factura és vàlida depèn de diversos factors, per tant, és essencial que tots acabin en la ubicació correcta. Un empleat ha de comprovar cada element, registrar la factura i reenviar la factura per al pagament. Els particulars responsables de validar factures no haurien de tenir accés als fons per al pagament.
Factures sortints
Totes les factures sortints s'han de verificar per obtenir la precisió abans de l'enviament. Si bé un individu o departament pot ser responsable d'ingressar els articles, inclosos els costos de vendes i serveis, els costos de mà d'obra assignats i qualsevol material i material utilitzat per a un treball determinat. Cada factura ha de comprovar-se amb el compte de client associat per augmentar la satisfacció del client mitjançant una facturació precisa i disminuir les despeses laborals causades per les correccions de factures.
Pagaments
Un cop validades les factures, es transfereixen a un individu o departament per processar el pagament. És absolutament essencial que l'individu encarregat de validar factures no tingui accés als fons de pagament. Aquest sistema de xecs i balanços garanteix que els empleats no tinguin l'oportunitat de forjar xecs, pagar factures inexistents o falsificades o dur a terme altres pràctiques deshonestes.
Declaracions
Quan les declaracions arriben o s'envien, s'han de verificar amb la factura de cada client o proveïdor per garantir la precisió. Les empreses que operen amb una base estrictament manual necessiten implementar un sistema de registre eficaç; totes les factures s'han de copiar si és necessari i s'han de presentar sota el nom del client o proveïdor. Quan arribin declaracions, un individu o un departament separat ha de verificar que cada càrrec i pagament apareguin amb precisió en la declaració. La separació del departament de validació de la declaració de la factura i els departaments de pagament garanteix una major precisió i desincentiva el comportament deshonest.
