Com escriure un pla de projecte de comunicació

Quan la vostra empresa o organització tingui informació important per comunicar-se i els vostres canals habituals són insuficients, planifiqueu un projecte de comunicació tàctica personalitzat al contingut i les circumstàncies. Els anuncis que es beneficien dels plans personalitzats solen ser esdeveniments significatius d'una sola vegada, no rutinaris, com ara un canvi en el lideratge executiu, plans de contractació i acomiadaments, canvis en els beneficis dels empleats i reubicació de les instal·lacions de l'empresa. Sovint involucren a públics externs i interns. Fer un pla de projecte de comunicació tàctica ajuda a assegurar-vos que considereu preguntes clau: qui necessita saber què, de qui, per quins mitjans, quan i cap a quin fi? Un pla també identifica tasques, responsabilitats i cronogrames: suavitza el treball de gestió de projectes.

Aclareu i confirmeu abans de planificar. Identifiqui el "propietari" del projecte, normalment la persona que l'assigna, qui li assessorarà i aprovi el pla. Amb el propietari del projecte: - Confirmeu l'essència del contingut de l'anunci, el calendari desitjat i els requisits de confidencialitat. Confirmeu si existeixen sensibilitats o circumstàncies poc habituals, com ara requisits legals o d'informes de pertinença. - Assenyalar com el projecte s'adapta com a tàctica en la superació de les relacions públiques i les estratègies de comunicació. - Assabenta't de les fonts per obtenir informació i informació més detallada que necessiteu, per exemple, el director de recursos humans de la vostra empresa o el president de la comissió de recerca executiva. - Identificar els requisits d'aprovació i informes per al vostre projecte. Accepteu si gestionarà el projecte de forma informal o estructurarà un equip de projecte. - Identificar els requisits d'aprovació dels productes de treball derivats del pla, per exemple, una revisió per part de personal jurídic, de recursos humans i finances, o per executius específics. - Establir paràmetres per als recursos necessaris, com ara les expectatives del pressupost i l'ús de les agències externes.

Cristalitzar el propòsit i els objectius. L'objectiu és el que vulguis fer, que generalment comença amb "A …". Els objectius solen començar amb verbs d'acció: són el que vols fer quan, indicats com a processos o resultats desitjats. En aquest sentit, l'objectiu de fer que el vostre anunci sigui en una data determinada és un objectiu. El propòsit pot ser "satisfer les necessitats i preferències dels grups d'interès per obtenir informació oportuna i fáctica sobre (tema), de manera que s'afirmi la imatge i els valors de la companyia". Relacionem aquest propòsit amb l'estratègia global de relacions públiques i comunicacions.

Participants del perfil i audiències. Probablement, la planificació estratègica ha identificat objectius de comunicació a grans trets. Per al vostre projecte tàctic, augmenti l'enfocament. Els grups d'interès són grups o individus que es veuran afectats per la informació específica que es vol impartir i que, per tant, són públics clau. Afegiu a la llista altres públics en què vulgueu crear, canviar o afirmar percepcions. Utilitzeu una taula o full de càlcul amb els encapçalaments de la columna següent per resumir l'anàlisi de: - Segment d'emergència. Donar cadascun un nom i, si cal, nota al peu dels components inclosos. Subgrupo d'un grup si les necessitats de comunicació es diferencien dins del grup. Exemple: tots els empleats, empleats de la divisió afectada, supervisors. Pregunti: "Qui necessitarà o voldrà saber sobre això --- i per què?" Per exemple, consideri els clients clau, els propietaris d'accions, el públic en general, col·legues de la vostra indústria, organismes polítics i proveïdors significatius. Trieu si els punts de venda de notícies es segmentaris d'orientació o, en canvi, s'utilitzaran com a canals per arribar a segments com el públic en general i la comunitat empresarial. --Need / Missatge. Encara que la consciència i la comprensió són objectius per a tots els públics, alguns poden tenir necessitats especials. Els empleats poden voler saber com es veuran afectats per un tancament d'oficina, per exemple, o els membres de l'associació, el procés pel qual es reeixirà un líder executiu dimitit. Els membres del consell, els executius, els supervisors i els administradors de comptes són els que no necessiten només les notícies, sinó el vostre pla per comunicar-lo, especialment si volen exercir un paper. Identifica missatges clau per a cada segment. - Communicator clau. De qui esperaria o desitjaria que cada segment escolti les seves novetats? Identificar el portaveu com a "cara" de la comunicació a cada grup --- que serà citat en un comunicat de premsa, per exemple, o conduirà una conferència amb els empleats. Tot i que la comunitat empresarial pot esperar rebre una notícia del director executiu, els empleats poden preferir ser informats pels seus responsables i clients clau pels seus administradors de comptes.

Planifica la seqüència i els canals en cascada. Si alguna vegada t'has sorprès aprenent primer d'un diari de grans canvis que està planificant la teva empresa, entens el principi de "no sorprendre" i la importància de la informació en cascada per garantir que no es produeixin sorpreses. En una taula de treball temporal o full de càlcul, enumereu els segments de destinació en l'ordre en què se'ls informarà, tornant a treballar des de la data i l'hora en què la vostra informació es coneix més àmpliament (sovint és el moment d'un comunicat de premsa general). Tot i que algunes distribucions poden ser simultànies, considereu si alguns segments necessiten un avís previ de les comunicacions que vindran. Per exemple, els supervisors poden necessitar temps per preparar-se per a les preguntes dels empleats i els membres del consell poden rebre notificacions d'articles de premsa en curs. A la columna al costat de cada segment, identifiqueu els canals a través dels quals es farà la comunicació. Els canals són mètodes de distribució d'informació que solen incloure esdeveniments i continguts escrits. Exemples: - Per a l'equip executiu, els membres del consell de govern, els caps de departament i els supervisors clau: avís previ per correu electrònic. - Per als empleats: avís de correu electrònic anticipat, reunions departamentals, videoconferència, contingut del lloc web. - Per a constituents clau: avís previ per fax i correu electrònic, presentació en directe. --Per a públic en general: --- distribució d'informació general, roda de premsa, contingut del lloc web.

Identificar les garanties necessàries. Els col·laterals són els materials utilitzats en l'execució del pla de projecte de comunicacions: documents i audiovisuals, com ara fotografies i enregistraments. Classifiqueu-los com: - Colaterals de fonamentació, per utilitzar-los amb diversos segments. Exemples: comunicat de premsa, full de dades, Q & A, fotografies, contingut del lloc web. - Assumir col·laterals, les comunicacions que dirigeixen a públics específics que s'adaptin a les seves necessitats i preferències i en la "veu" del seu portaveu preferit. Sovint, aquests són memos del comunicador clau del segment adjuntant còpies dels col·laterals fundacionals anteriors, especialment comunicats de premsa. "Volia fer-vos saber que la nostra empresa anuncia més tard aquesta tarda les notícies que …" Aquests col·laterals també poden incloure punts de conversa, contorns de contingut o AV per a comunicadors clau, com ara membres de l'equip executiu i supervisors. - Les garanties previstes, els informes de vostè a altres persones que s'espera que participin en el projecte, informant-los del pla de comunicacions i els seus papers esperats. Adjunta còpies rellevants de les garanties fundacionals i del segment. En una taula o full de càlcul, identifiqueu per a cada garantia el següent: Nom, comunicador clau, assignat a, esborrany de data de venciment, aprovació (s) obligatòria, data de venciment final.

Confirma el suport necessari. Identifiqui el que necessita la implementació del projecte i confirmarà la seva disponibilitat. Si no existeix cap suport permanent, utilitzeu una taula o full de càlcul per obtenir informació detallada sobre com obtindreu un suport com el següent, identificant l'element de suport, l'origen i el cost: - Creació de collaterals - Compilació de llistes de distribució amb informació de contacte per als vostres segments de destinació. - Capacitat i responsabilitat de transmissions massives, com ara correus electrònics col·lectius. - Arranjaments per a reunions de grup, conferències de premsa i altres esdeveniments associats.

Detall del desplegament del projecte. Utilitzeu una taula o full de càlcul per a la llista seqüencial i establir el calendari per a cada activitat que planifiqueu per a la seva implementació de comunicacions. Identifica qui farà què i quan, i també els col·laterals que cadascun utilitzarà. Tingueu en compte aquests encapçalaments de columna: Nombre, data i hora, activitat, garanties a utilitzar, Persones i estatus responsables i estat o notes. Planifiqueu incloure el detall del Project Roll-Out en les garanties consultives que proporcioneu als altres que hi participen, com ara membres del grup executiu, supervisors i personal de suport.

Seguiment del projecte del pla. Utilitzeu una taula o full de càlcul per detallar el següent seguiment: - Preguntes de publicitat de les parts interessades, com ara empleats i mitjans de comunicació. - L'avaluació del projecte, probablement incloent l'èxit de l'execució del projecte i les avaluacions subjectives de la resposta del públic.

Fer un pressupost. Identifiqueu els costos previstos d'acord amb les polítiques financeres de la vostra organització. És possible que només cal identificar aquells que no estan inclosos en el pressupost existent per al suport general de comunicacions.

Obteniu el pla de projecte aprovat. Proporcioneu la vostra feina al propietari del projecte per a la seva aprovació abans de començar l'execució i sol·liciteu suggeriments de millora. Prefireu el document de la vostra proposta amb un breu resum executiu. Seguiu aquest esquema i incloeu les vostres taules / fulls de càlcul en lloc de la narració detallada: - Resum Executiu - Propòsit i Objectius del Projecte - Interessos i audiències (taula o full de càlcul) - Detall Roll-Out de les comunicacions (taula o full de càlcul) --Colaterals (taula o full de càlcul) - Plans de seguiment - Assistència necessària - Pressupost

Consells

Si la confidencialitat ho permet, consulteu amb els grups d'interès i els assistents o amb els qui treballen amb ells per comprendre millor les seves necessitats i interessos d'informació. A més dels vostres canals de comunicació habituals, planifiqueu esdeveniments especials per a notícies no rutinàries per significar la seva "especialitat".