La comptabilització de millores forals sovint és confusa i requereix que es facin estimacions quant a la vida projectada de la millora i el període durant el qual s'ha de depreciar. Les millores d'arrendament poden representar una gran despesa per a una empresa que arriva l'espai i necessita realitzar modificacions per fer-les utilitzables.
Millores d'arrendaments
Si sou propietari del vostre lloc de negoci i realitzeu millores, s'anomenen millores de capital. Si arrendeu l'espai i realitzeu millores, s'anomenen millores d'arrendament. Aquests inclouen canvis funcionals o estructurals a l'espai d'oficines per tal que sigui apropiat per a les necessitats de la vostra empresa. Poden incloure murs de construcció, instal·lar il·luminació, posar banys o qualsevol altra cosa que augmenti la utilitat o el valor de l'espai. Atès que aquestes millores ofereixen beneficis durant llargs períodes, no es poden gastar en l'any en què es produeixen. Han de ser tractats com una despesa de capital i depreciats al llarg del temps.
GAAP per a la depreciació
Als Estats Units, "SFAS 13 - Comptabilitat per a arrendaments" explica com s'han de tractar les millores arrendades als estats financers. La vida útil estimada de la millora s'ha de calcular primer. La vida útil és la durada del temps fins que la millora s'ha de canviar o actualitzar. Compareu la vida útil amb el terme d'arrendament. Els principis de comptabilitat generalment acceptats requereixen que la millora es depreciï de forma lineal a la menor quant a la vida útil o el termini d'arrendament. Per exemple, si la millora costava 1.000 dòlars i duraria com a mínim 10 anys i el termini d'arrendament era de cinc anys, depreciaràs el cost durant un període de cinc anys, amb una despesa de $ 200 l'any.
Renovacions d'arrendaments
La comptabilització de millores forals es fa més complexa quan l'arrendament inclou renovacions opcionals. Per exemple, és possible que tingueu un contracte d'arrendament en una propietat durant tres anys però que tingui una opció de renovació per a altres tres. El GAAP requereix que, si la renovació està raonablement garantida, s'inclou el període o els períodes de renovació del període de depreciació. Les situacions que poguessin mostrar aquesta garantia inclouen sancions per no renovar, opcions de compra comercial després del pròxim període de renovació, i contractes d'arrendament renovables a opció de l'arrendador. Si no hi ha cap garantia de renovació, les millores forals es deprecien només pel període original d'arrendament.
Costos d'arrendament operatiu
En arrendar el vostre espai d'oficines, podeu trobar molts altres costos de funcionament de l'espai, com ara el manteniment, els serveis públics, les reparacions i els pagaments d'arrendaments. Aquests costos no tenen naturalesa de capital i s'han de carregar en el període en què es produeixen.
