Un informe sobre la situació és exactament el que implica el nom: un informe sobre una situació que conté informació verificada i fáctica que dóna una imatge clara del "qui, què, on, quan, per què i com" d'un incident o situació. Moltes organitzacions utilitzen informes de situacions per proporcionar als superiors l'entrada i la informació que necessiten per prendre decisions correctes i adequades. Les organitzacions d'administració d'emergències, les agències governamentals, els serveis armats, les empreses, les agències policials, les organitzacions no governamentals humanitàries i els diplomàtics confien en els informes sobre la situació.
Observeu la situació el més clarament possible. Si l'esdeveniment va ser un desastre natural, vegeu l'àrea de desastres i tingueu en compte l'impacte en la terra, la infraestructura i la població. Un informe de situació ha de proporcionar tots els fets rellevants a les persones que basaran les seves decisions sobre aquests fets. Observeu amb atenció. La conjectura i l'opinió no pertanyen a un informe de situació.
Parleu amb totes les persones involucrades a les quals necessiteu informació. Cada organització que requereixi o produeixi informes de situacions probablement inclourà personal que necessita ser contactat i informat. Feu notes bones durant cada conversa, ja que inclourà aquestes dades a l'informe.
Recull i recopila dades. L'objectiu és donar la fotografia més completa possible d'un esdeveniment i els resultats d'aquest esdeveniment. Tingueu en compte els detalls sobre cada aspecte de la situació: què va passar, a qui, detalls del temps, la data i la ubicació, impacten sobre la infraestructura i com respon la població local. Moltes organitzacions tenen un format estàndard per a un informe de situació que demana determinats tipus d'informació. Si existeix un format d'aquest tipus, utilitzeu-lo. Això farà que la recopilació de dades sigui més ràpida i precisa.
Redacta l'informe en ordre lògic. Inclou tota la informació rellevant. Utilitzeu vocabulari clar i conciso per descriure esdeveniments, evitant adjectius i adverbis. Els informes de progrés regulars probablement seguiran l'informe de situació inicial, de manera que només cal descriure el que està passant actualment, no el que podria passar en un futur proper.
Incloeu una secció destacada clau o resum executiu al començament de l'informe, però només després que totes les dades es recopilin i es posin en ordre lògic. Utilitzeu fets i xifres, evitant la suposició. La secció Resum o ressaltat necessita transmetre la informació més important per als superiors ocupats per llegir primer.
Consells
-
Tingueu en compte els lectors de l'informe i el que necessiten saber de la situació.
