Tenir un control sòlid sobre els recursos financers de la vostra empresa és una part important de l'execució d'un negoci. Això inclou gestionar no només l'efectiu de la companyia a la mà, sinó també el deute. Si bé hi ha diverses maneres de fer-ho, una de les més eficaces és utilitzar un sistema de comptabilitat de dèbit i crèdit. Sincerament entén el significat del deute i el crèdit? Més important encara, entens les diferències entre aquests dos termes en referència al vostre negoci i de quina manera són diferents del que us serveix com a consumidor?
Si sou una mica borrosa de les diferències entre el crèdit i el domiciliació bancària, no esteu sol. Dit això, com més entengueu sobre els crèdits i els deutes, millor comprendreu que la vostra empresa gasta els seus diners. Si voleu obtenir un control real dels recursos financers de la vostra empresa, però no us trobeu segurs en aquest àmbit, el millor lloc per començar a aprendre és amb la definició de deute i crèdit.
Què és el deute?
Els deutes són transaccions que fa la vostra empresa el que costa diners. Això pot semblar senzill, però és un tema més complex que alguns s'adonen. Hi ha diversos tipus de deutes en el món dels negocis, i confondre-los poden fer malbé els vostres llibres si no teniu cura. Afortunadament, hi ha una manera senzilla de recordar els tipus més comuns de deutes, de manera que no us trobeu a aquest problema.
Si teniu problemes per fer un seguiment del que és un càrrec, pensa en la paraula DEAL. Podeu fer-ho per recordar que tots els deutes són sortejos, despeses, actius o pèrdues. En aquest cas, els "sortejos" són retirades d'efectiu o qualsevol altre efectiu que no s'hagi desat, que es treu del vostre negoci. "Despeses" són despeses d'explotació, incloent costos com ara serveis públics i nòmines. "Actius" es refereix als diners que es gasten en l'adquisició d'actius físics, equips o béns immobles. Les pèrdues són el que semblen, les inversions que van cap al sud o altres situacions que fan que l'empresa perdi diners.
Essencialment, qualsevol diners que surt de la vostra empresa és un dèbit. Tanmateix, si voleu assegurar-vos, podeu fer servir aquesta mnemotècnia per verificar. Vostè pot recordar fàcilment que els diners extrets dels diners en efectiu és un càrrec, així com els diners invertits en una nova impressora, un nou espai d'oficines o l'adquisició d'altres actius. La nòmina, els impostos i altres despeses comercials també es poden qualificar com a deutes, igual que els diners perduts quan cau una gran inversió empresarial.
Per tant, si els deutes són els diners que surten del vostre negoci, què fa crèdits?
Què és el crèdit?
Com a consumidor, podeu pensar que el crèdit és una línia de deute garantida o no garantida que es pren prestat; aquests es veuen més comunament en targetes de crèdit i altres línies de crèdit. Tanmateix, la definició de crèdit en comptabilitat és diferent. Quan estàs parlant dels aspectes financers de la teva empresa, un crèdit és bo; són els diners que entra a la vostra empresa, de manera similar a com es tracta d'un dèbit dels diners que surt de la vostra empresa.
Igual que amb la definició de deute, hi ha un mnemònic útil per fer un seguiment del que constitueix un crèdit al món empresarial: GIRLS. El G significa "guanys", que representen augments del preu de l'acció de la companyia. El I significa "ingressos", que són els diners que entra a la vostra empresa, no es compten com a guany o ingressos. Això també significa que R significa "ingressos", que són els diners obtinguts a través de vendes o serveis. La L és per a "passius" que són ingressos derivats d'un préstec o altre deute d'una font externa. El S és per "capital accionarial", que són els diners que els accionistes han posat a la companyia a través de la inversió.
De la mateixa manera que els deutes són tots els diners que surten del vostre negoci, els crèdits són tots els diners que entra. Si no esteu segurs, apliqueu el mnemònic i vegeu si els diners compleixen una de les categories d'un crèdit. Ingressos per vendes de nous productes? Comprovar. Un nou préstec per cobrir l'expansió comercial? Comprovar. Hi ha un augment de la inversió dels accionistes que condueix a un augment del seu preu global d'accions? Això és un xec en dues categories diferents.
Així que ara que heu descobert què deutes i crèdits són, per a què serveixen els vostres negocis?
Quan les empreses usen deute versus crèdit
L'ús del registre de deutes versus crèdit forma part de la tècnica coneguda com a comptabilitat de doble entrada. Al dividir els fons d'entrada dels fons de sortida, és més fàcil entendre què està passant al vostre llibre comptable. Els deutes es registren en una única columna del full de llibretes, mentre que els crèdits apareixen en una columna separada al costat de la columna de dèbit. Aquesta estructura de dues columnes us permet veure d'un cop d'ull quan sortiu diners de la vostra empresa i quan entra.
Dins el sistema de doble entrada, cada transacció apareix per separat a la seva pròpia línia. Si la transacció representa un dèbit, l'import de la transacció s'escriu a la columna de dèbit d'aquesta línia. Si representa un crèdit, l'import de la transacció s'escriu a la columna de crèdit. Cap entrada hauria de tenir alguna cosa escrita en ambdues columnes; si una transacció d'alguna manera produeixi tant un domiciliació com un crèdit, els dos aspectes de la transacció s'han d'escriure en línies separades perquè el deute i el crèdit es registrin pel seu compte.
Els totals dels crèdits i els deutes del vostre llibre comptable es calculen per separat. Això no només l'ajuda a evitar errors matemàtics que es puguin produir quan es tracta de combinar els crèdits individuals i els deutes en un únic total, però també facilita veure quant ingressa i surt diners en total.
Una vegada que hàgiu calculat els totals dels vostres deutes i crèdits, calculeu el patrimoni total de la vostra empresa restant el total del càrrec al vostre total de crèdit. Si teniu més deutes que crèdits, acabareu amb patrimoni negatiu que requereixi fons addicionals per cobrir; això pot significar la liquidació d'alguns actius, assumint deutes addicionals o fons de recaptació d'inversions d'estalvis o d'altres empreses. Tanmateix, si teniu més crèdits que deutes, teniu fons addicionals per ampliar-los, finançar la compra de nous actius o fer noves inversions en el futur de la vostra empresa.
Què significa la nota de crèdit?
Una cosa que és important saber quan es tracta del tema dels deutes comercials i crèdits és la nota de crèdit. Podeu pensar en això com una factura inversa. La nota de crèdit es dóna al vostre negoci per un venedor o algú que tingui una posició similar quan emeti un crèdit. Això pot ser el resultat de mercaderies malmeses que s'han de retornar al proveïdor o una trucada de servei insatisfactòria, però aquests són només exemples de temps en què es pot emetre una nota de crèdit.
La nota de crèdit en si és un rebut, identifica el motiu pel qual es emet el crèdit i qui autoritza el crèdit. Els crèdits associats amb notes de crèdit solen formar-se en forma de "crèdit de la botiga" o estructures de crèdit similars, i proporcionen a la seva empresa un import fix de crèdit prepagament amb el proveïdor o proveïdor de serveis en el seu pròxim ordre o trucada. La nota de crèdit serveix com documentació d'aquest import prepagat i la utilitza el departament de comptabilitat per tenir en compte la transacció com a crèdit al vostre llibre de notes. Una vegada que feu una comanda, realitzeu una trucada de servei o utilitzeu el crèdit d'una altra manera, es registra un càrrec al vostre llibre principal per indicar la transacció que utilitza el crèdit al qual es fa referència a la nota.
Cal assenyalar que també hi ha notes de dèbit i actuen de manera contrària a les notes de crèdit. Si un negoci us dóna una nota de dèbit, es refereix a un problema de retorn o servei que tenia amb la vostra empresa. Per honrar la nota de dèbit, cal processar un reemborsament de devolució o emetre un crèdit prepagament per la quantitat de la nota. Per descomptat, en una situació en què algú no està satisfet amb un element o servei proporcionat per la vostra empresa, és més probable que proporcioneu una nota de crèdit en comptes d'una redacció individual d'una nota de dèbit. Com a resultat, les notes de crèdit són molt més comuns i més propensos a utilitzar-se en el transcurs de les seves relacions comercials.
Consideracions sobre el crèdit empresarial
El concepte de crèdits, en relació amb els deutes, és important per a la comptabilitat empresarial. Malauradament, de vegades comporta una certa confusió per a aquells que no estan familiaritzats amb la comptabilitat de doble entrada. A causa dels diferents significats associats amb la paraula "crèdit", és important abordar el tema de les línies de crèdit i altres formes de crèdit que s'estenguen a les empreses. No només això li proporciona la informació que necessita si se li demana que distingeixi entre els dos, però els passius també es consideren un crèdit en comptabilitat de doble entrada.
Les targetes de crèdit de negocis i les línies de crèdit són similars a les que coneixen al costat del consumidor, però s'emeten a la pròpia empresa en comptes d'una persona. Si la vostra empresa és relativament nova, és possible que necessiteu proporcionar informació personal i enviar-la a una verificació de crèdit per garantir el crèdit empresarial, ja que la majoria dels prestadors no estan disposats a emetre crèdit a una empresa que no tingui una història real. En aquest cas, utilitzen la solvència del propietari com a forma d'establir crèdits. Això crea una responsabilitat personal per a vosaltres, però de vegades això no es pot evitar. A mesura que la vostra empresa es converteixi en més establerta i realitzi negocis amb un o més bancs, compilarà la seva solvència. En aquest moment, podeu sol·licitar targetes de crèdit corporatives i altres productes de crèdit emesos basats únicament en la reputació comercial i els seus actius.
És essencial que aquests productes de crèdit es registrin com a crèdits del vostre llibre de notes, tot i que representen deutes actualment. Són una expansió del poder adquisitiu de la vostra empresa i, per tant, el vostre llibre comptable considera que és el mateix que l'efectiu en la mateixa quantitat. Les compres realitzades amb els productes de crèdit encara es registren com a deutes, per descomptat, i la reducció del crèdit disponible es registra al llibre major pel fet que el deute va reduir el vostre patrimoni total disponible (que incloïa l'import de la vostra línia de crèdit quan vau afegir aquesta quantitat com a crèdit).
Els pagaments mensuals de les vostres línies de crèdit s'afegiran com a despeses quan entrin les factures, cosa que redueix l'equitat a mesura que efectueu els pagaments. Tingueu en compte que no afegiu el pagament de nou al patrimoni després d'haver estat processat encara que s'hagi ampliat el vostre crèdit disponible. Encara que tingueu més crèdit disponible, encara teniu menys diners en efectiu perquè heu de fer el pagament en primer lloc. D'aquesta manera, es manté equilibrat el vostre patrimoni a mesura que es paguen les vostres línies de crèdit ja que cada pagament requereix efectiu real a la mà. No tornareu a afegir línies de crèdit com a crèdit principal, tret que la vostra empresa obri una nova línia.
