Una declaració de treball precisa és clau per establir una relació exitosa entre el vostre negoci i un contractista de manteniment. L'establiment d'expectatives clares de servei abans de començar les ofertes pot ajudar-vos a evitar malentesos que són la causa més comuna de fracassos d'externalització de manteniment, d'acord amb el lloc web de FacilitiesNet. Una vegada que tingueu una oferta guanyadora, negocieu termes i escriviu un contracte de manteniment clar i ben definit.
Requisits del servei de manteniment
Substituïu els acords tradicionals basats en ingressos a nivell de servei que es veuen en la majoria de contractes de serveis amb requisits de manteniment basats en els resultats. A diferència dels acords de nivell de servei, que normalment inclouen les tasques i les llistes de materials requerits, els requisits de manteniment defineixen els indicadors de resultats i els principals indicadors de rendiment, però permeten al contractista determinar quins passos i materials són necessaris per satisfer l'objectiu. Els requisits basats en els resultats són especialment importants si vostè està oferint instal·lacions o serveis de manteniment d'equips perquè manca de coneixements o habilitats internes.
Paràmetres del contracte
Definiu paràmetres que permetin una administració contractual eficaç. Per exemple, inclou una clàusula que defineix un sistema de treball que garanteix que el personal de manteniment no accepta sol·licituds de manteniment directament dels empleats i també proporciona una manera de controlar el rendiment dels contractistes i les sol·licituds de manteniment urgent o d'emergència. Incloeu una clàusula que especifiqui qui és responsable de proporcionar i pagar les eines i subministraments necessaris per realitzar tasques de manteniment.
Prioritzar situacions d'emergència i temps de resposta
Emergències de manteniment d'adreces, incloent-hi un requisit de tornada després de l'horari i prioritzant els temps de resposta després d'hores segons el grau d'urgència. Depenent dels requisits del servei de manteniment, podeu establir una expectació de trucades només durant la setmana o una que requereixi que el contractista estigui disponible les 24 hores del dia, set dies a la setmana, els 365 dies de l'any. Prioritzeu les trucades de problemes després d'hores com a rutines, urgents o d'emergència, i configureu els temps de resposta per a trucades de manteniment urgents i d'emergència. Per exemple, cal classificar l'aire condicionat mal funcionament com a urgent i requereix que el personal de manteniment de trucades estigui al lloc i treballi en la reparació en dues hores.
Descriu un model de pagament
Decideixi sobre una estructura de pagament que funcioni per a vostè i el contractista. Una combinació de pagaments fixos i pagaments variables funciona bé per la majoria dels contractes de manteniment. Utilitzeu un model de pagament de tarifa fixa per al manteniment rutinari, de servei i un model de pagament variable per a trucades urgents i d'emergència, tant d'ús com d'hores postoperatòries. Per exemple, augmenta un pagament de quota fixa en un 10 per cent per a trucades urgents després d'hores i un 20 per cent per a trucades d'emergència. Inclogui un model de reemborsament si planeja reemborsar al contractista per tot o un percentatge de les eines i els subministraments que proporciona.
