L'arxivament de documents és l'emmagatzematge de la documentació que ja no està en ús actiu, però les organitzacions necessiten mantenir aquesta documentació com un tipus de registre històric. Normalment, les organitzacions i les empreses registren documents, però els individus també poden arxivar la documentació per diversos motius. Una sèrie de consideracions i mètodes s'associen amb l'arxivament de documents. En alguns casos, una organització tindrà un conjunt de polítiques ben definides per gestionar la documentació, en què l'organització defineix un procediment d'arxiu. Les organitzacions poden arxivar diferents tipus de mitjans, inclosos els electrònics, amb relativa facilitat.
Propòsit
Les organitzacions documenten documents per diversos motius, en la majoria dels casos relacionats amb l'objectiu general o la funció de l'organització. Sovint, les organitzacions archiven la documentació perquè té una importància cultural o històrica. D'altra banda, una empresa pot tenir un motiu legal o financer per mantenir un registre fiable de la documentació passada, per a la qual l'arxivament és el mètode de gestió més eficaç.
Consideracions
Qualsevol organització amb necessitat d'arxivar documents ha de considerar acuradament els seus procediments. Decidir quina documentació cal arxivar, tant pel que fa a operacions passades com en curs, és naturalment la consideració principal. Per a la documentació en curs que una organització produeix, l'organització pot arribar a un tipus d'horari per a l'arxivament. Els mètodes d'arxiu també varien, i l'avanç de la tecnologia informàtica ha introduït una gran quantitat d'eines noves, oferint solucions eficients i rendibles en molts casos.
Eines
A partir de 2011, les eines de programari per a l'arxivat de documents han augmentat, donant a les organitzacions més oportunitats d'arxivar a una menor despesa. Les organitzacions poden utilitzar l'arxivament de programari com a eina, no només per als documents que emmagatzemen en forma electrònica, sinó també per a la documentació en paper i altres mitjans. Les organitzacions poden escanejar o convertir articles no digitals per a l'emmagatzematge en format electrònic, reduint la quantitat d'espai físic necessari per a un manteniment efectiu del registre.
Riscos
Els riscos són inherents a qualsevol sistema de documentació d'arxius, i les organitzacions han de considerar-los quan creen una política d'arxiu d'organització. El benefici d'emmagatzemar documentació en format electrònic només és vàlid si els arxius són segurs. Per tant, les organitzacions han d'emprar salvaguardes adequades per protegir l'estabilitat i la seguretat d'un arxiu, que les eines i serveis d'arxiu tracten de diferents maneres.
Beneficis
Els avantatges de disposar d'un sistema eficaç d'arxiu de documents s'han incrementat amb l'aparició de solucions tecnològiques. Els registres electrònics ocupen menys espai físic i, en alguns casos, ni tan sols poden residir a les instal·lacions principals d'una empresa o organització. Per exemple, algunes organitzacions poden utilitzar un servei de gestió de documents externs. Un altre avantatge per utilitzar registres electrònics és que les organitzacions poden, fàcilment i ràpidament, fer disponible el contingut arxivat quan sigui necessari, sovint en un format electrònic de cerca.
