Mentre que una societat sense efectiu pot ser l'escenari ideal dels futuristes, els propietaris de negocis minoristes saben que hi ha moltes persones que encara utilitzen diners i xecs per fer les seves compres diàries. Si teniu algun tipus de botiga o restaurant, és probable que tingueu una pila de xecs i efectiu per fer front al final de cada dia laborable. El vostre banc o entitat financera vol que ompli els fiances de dipòsit de negocis per anar amb tots els dipòsits. Això proporciona un registre que garanteix tant a vostè com al banc en cas d'errors comptables.
Pràctiques recomanades per a la manipulació d'efectiu
A menys que sigui propietari-operador sense empleats, és fonamental que practiqueu la custòdia dual quan es tracti de tots els procediments de maneig d'efectiu. Això significa que cada cop que compti els diners per a la seva destinació final (o per lliurar-lo a una altra persona, com en un calaix d'efectiu), sempre hauria d'incloure dues persones per comptar i verificar els totals entre si.
Un cop tingueu el compte de diners i el full de dipòsit d'efectiu omplert, poseu-lo en una bossa de dipòsit i tanqueu-lo. Mai deixeu diners en efectiu en un calaix de taulell o en un altre amagatall sense tenir en compte l'import total. Un cop hagueu tancat la bossa, comproveu el bloqueig per assegurar-vos que no es pugui obrir fortament. D'aquesta manera, la quantitat de diners que hàgiu comptat és la mateixa quantitat de diners que arribarà al banc quan feu el dipòsit.
Utilitzeu les restes de dipòsit de negocis correctes
Gairebé tots els bancs i entitats financeres proporcionaran resguards de dipòsit de negocis preimpresos per al vostre negoci. La majoria d'ells cobraran per aquest servei, de manera que és possible que vulgueu fer compres en línia per veure si podeu demanar versions més barates per correu electrònic. Sigui quina sigui la font, els resguards de dipòsits haurien d'incloure el nom i l'adreça de la vostra empresa i la informació del vostre banc, així com el número del vostre compte i el número de ruta del banc.
Completar fulls de dipòsit de negocis
Ompliu les línies en blanc de la paperera que es proporcionen en efectiu i xecs. Comença amb diners en efectiu, que s'indicarà a la part superior. Escriure el total, incloent dòlars i centaus de dòlar. Comproveu doblement per assegurar-vos que teniu l'import correcte escrit a la fitxa.
La comprovació d'un xec de dipòsit pot ser tediós, especialment si la vostra empresa té un gran nombre d'ells cada dia, però és important que entri en cada xec individual. El dipòsit de dipòsit tindrà una petita quantitat de línies a la part frontal per introduir xecs juntament amb un nombre més gran de línies a la part posterior de l'escletxa. Introduïu xecs a la part frontal de la paperera fins que no us hàgiu acabat i, seguidament, utilitzeu l'esquena.
A sota de l'espai final per als controls a la part frontal es troba un lloc per al subtotal de dipòsit de xecs. Afegiu la quantitat de tots els xecs que esteu dipositant aquell dia i introduïu el total d'aquest espai. Afegiu aquest subtotal a la quantitat de diners en efectiu del vostre dipòsit i col·loqueu aquest total final a la part inferior del dipòsit en l'espai indicat per a això.
Un cop hagueu omplert el full de dipòsit complet, firmeu el vostre llibre de registre de dipòsits de negocis i feu que la persona que verifiqueu els vostres comptes signeu o inicieu-la també. Registreu o marqueu la part posterior de totes les comprovacions per aprovar-les. Col·loqueu el dipòsit de dipòsit juntament amb els xecs aprovats i l'efectiu en una bossa de dipòsit i tanqueu-la, col·locant-la en un lloc segur fins que pugueu fer el dipòsit.
