Un negoci incorpora mitjançant la presentació d'un document de formació conforme a la llei estatal, generalment amb l'oficina del secretari d'estat on es vol ubicar el negoci. Aquest document de formació s'anomena articles d'incorporació en la majoria dels estats, però també es coneix com un certificat d'incorporació o carta en determinats estats amb antecedents d'ús de diferents terminologies. El negoci es considera incorporat a partir del moment en que l'oficina estatal accepta la presentació i posa el segell o el segell de l'estat al document, atorgant autoritat per operar a l'estat. La marca de l'estat en els articles d'incorporació és la prova oficial d'incorporació, que indica la data exacta en què l'estat va acceptar la presentació i la corporació es va crear com a entitat reconeguda.L'estat manté el registre de presentacions i proporciona còpies i certificats certificats a petició per assegurar al públic que la corporació està registrada a l'estat i està en bon estat.
Presentació de rebuts
En presentar articles d'incorporació amb l'estat, l'empresa rebrà un rebut per correu postal. Llevat que l'empresa ordena (i paga) una còpia certificada dels articles en el moment de la tramitació de la documentació, el rebut pot ser l'únic element retornat per l'estat per verificar que es va acceptar la presentació. Aquest rebut de presentació s'ha de mantenir amb els registres empresarials d'una empresa. En molts casos, el fet d'emplenar el justificant original juntament amb una còpia simple (no certificada) dels articles d'incorporació és una prova suficient d'incorporació, alleujant la necessitat de pagar còpies certificades dels articles cada vegada que la corporació necessita proporcionar documentació oficial.
Còpia d'articles d'incorporació
Els articles d'incorporació són un document públic. Tots els estats mantenen una base de dades d'imatges de fitxers, i la majoria dels estats fan que aquesta base de dades estigui disponible a Internet. Qualsevol membre del públic pot accedir a la base de dades, i si la funció està disponible, descarregueu una còpia dels articles d'incorporació que s'hagin presentat a l'estat (en cas contrari una persona pot trucar a l'oficina estatal per demanar una còpia).
Aquesta baixada tindrà la marca de l'estat i un full de càlcul que indica la data de la inscripció de l'empresa, però només serà una còpia. Aquesta versió, juntament amb el rebut de presentació, es pot considerar suficient prova d'incorporació per obrir un compte bancari, però probablement no sigui suficient per satisfer els requisits de diligència deguda per a una sol·licitud de préstec. La millor solució és disposar com a mínim d'una còpia certificada dels articles d'incorporació en el registre d'anotacions corporatives.
La sol·licitud d'una còpia certificada es fa fàcilment en el moment de la presentació amb el pagament d'una tarifa addicional i es tradueix en la devolució del rebut de presentació i una còpia dels articles amb segell original d'estat o segell elevat. També es pot obtenir una còpia certificada dels articles en qualsevol moment després de presentar la sol·licitud per escrit i pagar la tarifa.
Certificat d'incorporació
Alguns estats (com Missouri, New Mexico i Geòrgia) emeten el que anomenen un "certificat d'incorporació", una vegada que un negoci presenta els seus articles d'incorporació. En alguns casos, hi ha una tarifa que s'avalua en el moment de la presentació per produir el certificat. En aquests estats, quan es demana prova d'incorporació, un certificat original d'incorporació és l'única prova acceptable. Si una empresa té una còpia estampada o certificada dels articles però no té cap certificat, és probable que el negoci trobi problemes. El negoci pot fer una sol·licitud de l'estat per obtenir un certificat duplicat amb el pagament d'una tarifa.
Certificat de bona posició
Una altra demostració acceptable d'incorporació que pot substituir el text d'una còpia certificada dels articles és un certificat de bona qualitat. Es tracta d'un document emès per l'estat que verifica que una empresa registrada amb l'estat a partir d'una data determinada i que actualment està activa i actualitzada en totes les presentacions d'estat requerides. Aquest certificat també es col·loca sota segell. Es pot demanar a l'estat en qualsevol moment, normalment amb el pagament d'una tarifa.
Fent negocis
L'estat controla la incorporació i és l'única entitat que pot establir definitivament quan una empresa es registra amb l'estat i si actualment està autoritzada per fer negocis. No obstant això, els articles d'incorporació no estan obligats a actualitzar-se amb la informació més recent sobre qui té el control de la corporació i si està funcionant segons el pla. Sovint, quan es demana la prova d'incorporació, el significat s'amplia per incloure la comprovació de la propietat, la prova de l'operació, la prova de l'adreça o la prova del signant autoritzat.
Així, mentre que els articles certificats o un certificat de bona qualitat són tècnicament una prova de la incorporació, es pot demanar a l'empresa que proporcioni també una còpia dels seus estatuts, actes de reunions de la junta, una autoritat que atorga una resolució corporativa per dur a terme una acció específica o un projecte de llei de serveis públics. establir una adreça o altres coses que verifiquin la seva autoritat i intenció de fer negocis a l'estat.
