En les transaccions comercials, és possible que hi hagi moments en què sorgeixi un problema que no es pugui resoldre fàcilment mitjançant trucades telefòniques. Podrien sorgir problemes de la qualitat de la mercaderia rebuda, entregues tardanes, un servei deficient, una mora en el pagament o no completant una tasca en el termini requerit. Heu de posar les vostres inquietuds per escrit.
Reviseu l'ordre i l'acord de compra dels termes que es tracten sobre béns o serveis que no esteu satisfets. Si ja heu realitzat trucades telefòniques, envieu una carta sobre els vostres problemes i el que el proveïdor ha dit en resposta.
Escriviu una carta al proveïdor que resumeixi les vostres inquietuds. Manteniu còpies de totes les lletres que envieu al venedor. Després de cada contacte, envieu al proveïdor un correu electrònic de confirmació on es detallen els problemes que es van abordar satisfactòriament i els problemes pendents. Pot ser una breu nota però mantenir-la respectuosa i professional.
Si no heu rebut la satisfacció completa, heu de codificar les vostres reclamacions en una carta de descontentament més formal a un proveïdor. Els elements importants que es poden incloure a la carta són: els termes de l'acord, les dates de lliurament o rendiment, els problemes trobats i les còpies dels correus electrònics que heu enviat en relació amb els problemes.
Si bé un plet sempre és possible per resoldre un problema amb un venedor, aquest hauria de ser l'últim recurs. Els demandes són cars i requereixen molt de temps. Si una demanda és absolutament necessària, les cartes de reclamació del venedor seran un gran actiu per al vostre cas.
Consells
-
Mantingueu el to professional i no utilitzeu sarcasme ni amenaces. L'objectiu és resoldre problemes que no els exacerbaran.
