Programar és una d'aquestes tasques administratives mundanes que ningú vol fer; tanmateix, la manca de desenvolupar una forma sistemàtica de registrar dates i fites importants pot arruïnar els millors plans establerts. Un calendari mestre ha d'incloure dates importants, estar automatitzades i incloure un sistema de tickler per notificar a les persones sobre les properes dates. Per crear un calendari mestre de manera efectiva ha de ser intuïtiu, eficient i tenir procediments ben escrits per a tots els usuaris.
Designeu una persona per mantenir la rendició de comptes per al manteniment i la còpia de seguretat. Aquesta persona hauria de ser l'encarregada de revisar i introduir dates clau al calendari abans de la seva distribució.
Introduïu les dates i terminis finals. Les dates finals són potser la raó més important per crear i mantenir un calendari mestre comunal. Aquestes dates han de destacar-se i ingressar en negreta, amb colors o amb totes les capes.
Treballi amb professionals i personal de suport per determinar les dates de tickling abans de la data límit. Això depèn de l'activitat i l'organització. Per exemple, és possible que vulgueu proporcionar un recordatori una setmana abans d'una reunió de pressupostos important. No obstant això, una hora feliç del grup només pot requerir un recordatori una hora abans de l'esdeveniment. També haurà de construir a temps per viatjar si l'esdeveniment no es troba a l'oficina immediata.
Determineu un procés per informar els usuaris sobre els canvis. Pot ser un procés formal o informal. Tanmateix, s'hauria d'esmentar clarament en els procediments. També haurà de proporcionar una forma de confirmar el canvi. Aquest podria ser un correu electrònic ràpid amb una sol·licitud de confirmació a tots els assistents del personal o reunió.
Proporcioneu una opció per incloure dates de seguiment. Les dates de seguiment són dates que sorgeixen com a resultat d'una altra reunió. És a dir, s'adjunten a una reunió original. Un exemple seria un AR (acció requerida) perquè les finances es completin abans de la propera reunió. Ser capaç d'adjuntar dates de seguiment a la reunió original és una bona manera d'automatitzar el procés i augmentar l'eficàcia a la propera reunió o esdeveniment.
Impressió del calendari mestre tant en forma diària com setmanal i distribució. Això és opcional segons l'organització.
Col·loqueu el calendari en una ubicació central. Això pot estar en línia, en un fitxer compartit o en un tauler d'anuncis compartit.
