Un diagrama de flux de treball representa visualment el moviment i la transferència de recursos, documents, dades i tasques a través del procés de treball complet d'un determinat producte o servei. Un diagrama de flux amb èxit representa el flux de treball correcte de forma ràpida i clara.
Millora de l'eficiència i evitació dels colls d'ampolla
Molts processos de treball poden ser complicats i complexos, per tant, és important representar visualment com es completen les tasques per millorar la comprensió i l'eficiència dels empleats. Els diagrames de flux de treball indiquen clarament qui és responsable de cada etapa, quins documents i recursos necessiten, i la quantitat de temps necessària en cada etapa. Conèixer les funcions dels empleats i els requisits de recursos per a la producció permet a la gestió definir fàcilment les debilitats i alleujar els colls d'ampolla. Els colls d'ampolla són qualsevol aspecte del flux de treball que dificulta i alenteix el temps de cicle global del procés.
Augment de la rendició de comptes i la comunicació
Representar visualment el procés de flux de treball complet permet als empleats comprendre millor no només les seves responsabilitats laborals, sinó també els rols d'altres empleats, el que augmenta la rendició de comptes. La creació d'un diagrama de flux de treball amb èxit i precís augmenta el coneixement en el lloc de treball a causa de la recerca requerida i la compilació de dades. La comunicació també millora quan els empleats tenen una millor comprensió del procés de flux de treball.
Ús de formes per mostrar activitat
Els diagrames de flux de treball utilitzen formes específiques que corresponen a diferents tipus d'activitats. Un oval mostra on el flux de treball comença i acaba. Els rectangles representen una activitat, tasca o anàlisi del procés. Els diamants signifiquen un procés de presa de decisions, que solen donar lloc a dues possibles adreces de flux de treball. Si la resposta a una decisió és sí, el flux de treball continua en la ruta desitjada, però si la resposta no és, el flux de treball pot haver de prendre una altra ruta per resoldre el problema. Un diagrama amb molta forma de diamant pot ser més difícil de seguir visualment. Els cercles representen connectors d'una activitat a una altra.
Implementació de diagrames de flux de treball
Encara que el disseny del diagrama de flux de treball pot ser un procés llarg i extens, la seva implementació pot ser més difícil. Els administradors no poden simplement publicar un diagrama en el lloc de treball i esperar que els empleats ho lliurin sense cap guia. La major part dels diagrames han d'estar relacionats amb una teoria de millora del flux de treball, com ara la fabricació magrana, Six Sigma o la gestió de qualitat total. (Vegeu la referència 1)
Alternatives als diagrames de flux de treball
Algunes empreses utilitzen alternatives als diagrames de flux de treball com el procés, la planificació empresarial i el control del flux. Un procés o mapa de processos és un concepte molt similar als esquemes de flux de treball i de flux de treball. Un procés de treball és més específic que el flux de treball, centrant-se més en entrades i resultats que la transferència de dades, documents i responsabilitats de tasques. La planificació empresarial se centra més en els objectius a llarg termini en lloc de millorar el flux de treball actual. Els gestors interessats en el control de flux específicament busquen millorar el control de l'inventari.
