Un pla d'adquisició de projectes descriu i documenta totes les compres de proveïdors externs que es necessitaran per donar suport a les necessitats d'un projecte concret. Un projecte pot necessitar ordinadors, paper o altres subministres en funció de la naturalesa del projecte. Descriure les necessitats del projecte i com s'obtenen els subministraments permeten un pressupost adequat i una planificació adequada. Un bon pla de contractació també donarà passos específics sobre com iniciar i executar compres. D'aquesta manera, s'assegurarà que totes les ofertes es concedeixin de manera justa i tinguin el millor interès de l'empresa.
Defineix els requisits del pla. Inclou tots els objectius del pla. Per exemple, obtenir productes dels millors proveïdors al menor cost.
Llista l'equip de contractació. Aquesta llista inclourà totes les parts que s'inclouran a les decisions de compra. Incloeu noms i informació de contacte per a cada persona o grup.
Documentar la justificació de la contractació. Incloeu els motius pels quals es necessiten els subministraments i com s'utilitzaran. Identificar els elements que es procuraran durant tota la vida del projecte. Incloeu la quantitat d'articles necessaris.
Creeu una línia de temps que identifiqui totes les compres que es faran al llarg del projecte. La compra de material a granel o en determinats moments de l'any pot resultar en estalvis. Incloeu aquests detalls com a part de la línia de temps.
Definir el procés de selecció del proveïdor. Això inclou tots els passos necessaris per obtenir ofertes. Determineu un nombre mínim d'ofertes que s'obtindran abans de seleccionar un proveïdor. Enumereu qualsevol contracte o condicions de pagament que s'hagi d'acordar abans de seleccionar el proveïdor.
Creeu una llista de tasques que s'han de realitzar per comprar un article. Identifiqueu tota la documentació que cal omplir per processar un ordre de compra. Les comandes de compra poden ser autoritzades per la direcció.
Consells
-
Reviseu regularment el pla de contractació. Els canvis en els termes del proveïdor i altres factors del mercat poden afectar positivament o negativament el pla. Ajusteu el pla per adaptar-lo millor a les necessitats empresarials.
