La comunicació empresarial formal es troba a paper de la companyia i normalment conté la signatura de l'escriptor sota la salutació final. El format d'aquest tipus de comunicació empresarial és senzill; no obstant això, una carta que requereix la signatura de més d'una persona s'ha de compondre i formatejar d'una manera lleugerament diferent per explicar per què la lletra conté diverses signatures i proporcionar espai per a més d'una signatura.
Format de bloc tradicional
La correspondència empresarial ha d'estar en format de bloc tradicional, és a dir, la data és de dos espais de línia per sota del capçal; el nom del destinatari i l'adreça postal són dos espais de línia inferiors a la data; una línia d'assumpte és de dos espais de línia per sota de la informació del destinatari i, finalment, els dos espais de línia inferiors a la línia de l'assumpte són la salutació. Les salutacions acceptables per a la correspondència comercial formal són "Estimada Sra. Smith", "Estimat Sr. Jones", "Senyors" o simplement "Salutacions". L'exemple final és útil quan la vostra lletra és per a destinataris múltiples de gèneres mixtos. El format de bloc tradicional significa que els paràgrafs no estan sagnats amb cada línia de color amb el marge esquerre.
Motiu de múltiples signatures
Si bé la persona a la qual dirigeix la vostra correspondència potser ja sap per què hi ha diversos signants, és aconsellable reiterar breument la raó en el cos de la vostra carta. Les instàncies, on una carta pot requerir múltiples signatures, inclouen la comunicació d'una acció que requereix autorització de més d'una persona o que expressa les opinions col·lectives de diverses persones que recolzen el missatge que transmet la carta. Per exemple, podeu escriure: "En nom de l'equip de direcció executiva de ABC Company, aquesta carta exposa el consens que vam arribar després de parlar sobre la vostra sol·licitud per contractar personal addicional de recursos humans". Al primer paràgraf de la lletra, indiqueu el motiu de la vostra comunicació i el motiu pel qual la lletra conté diverses signatures. Els paràgrafs següents de la vostra carta són, per descomptat, alineats amb el marge esquerre.
Salutació de tancament i blocs de signatura
L'acolliment de salutació hauria de ser adequat per a una carta comercial formal, com ara "Molt bé," "Respectuosamente" o "Salutacions cordials". El saludo final comença dos espais de línia per sota del paràgraf final.
Si només teniu dos signants, ometeu quatre espais de línia que són suficients per a una signatura per escrit i escriviu el nom del primer signant amb el marge esquerre. A la línia de sota del nom del signant, escriviu la vostra posició o títol. Ompliu altres quatre espais de línia per al nom i la posició o títol del segon signant. El nom i el títol de la persona que ocupa un lloc més alt en l'organització hauria de ser el primer bloc de signatura.
Si teniu tres signants, ometeu quatre espais de línia i escriviu el nom del Signant 1 amb el marge esquerre. Posa sobre i escriu el nom del Signant 2; torneu a teclejar i escriviu el nom del Signant 3. Ometeu un espai de línia i escriviu la posició o el títol del segellador 1, feu una pestanya i feu el mateix per Signer 2 i Signer 3 perquè els seus títols estiguin directament sota els seus noms escrits a mà.
Per quatre signants, ometeu quatre espais de línia i escriviu el nom del Signant 1 amb el marge esquerre. Posa al mig de la pàgina i escriu el nom del Signant 2; aneu a la següent línia i escriviu la posició o el títol del Signant 1 i del Signant 2 directament sota els seus noms. Omple altres espais de quatre línies i repeteix el format per Signer 3 i Signer 4.
Circular el vostre esborrany
Com que està formant una carta en representació de més d'una persona, és una bona pràctica per circular l'esborrany abans de sol.licitar les seves signatures. Digui'ls que acullen les seves aportacions i envien el projecte per correu electrònic o visitant cada persona individualment. Quan tothom accepta el contingut i lliurament del missatge de la carta, prepareu la versió final i que tothom sàpiga que circularà personalment per les seves signatures.
