Un sistema d'informació comptable proporciona informació financera precisa i oportuna per a propòsits de gestió interna. Si bé aquests sistemes poden incloure manuals de paper i llibretes de documents, la majoria dels sistemes en l'entorn empresarial actual es basen en programes o aplicacions de programari de comptabilitat. Aquests sistemes proporcionen informes financers o operatius per als propietaris d'empreses per prendre decisions. Un sistema d'informació comptable també pot integrar i complir objectius departamentals i d'empresa.
Recollida d'informació central
Els sistemes d'informació de comptes recopilen informació per a diversos fins en un negoci. Les organitzacions grans utilitzen sovint aquest sistema per reunir i organitzar informació financera i d'altra índole de diversos departaments o divisions empresarials. Un sistema de comptabilitat també pot beneficiar organitzacions amb diversos llocs nacionals o internacionals. Aquest sistema permet la transferència electrònica d'informació de moltes fonts a una ubicació central on els comptadors recopilen i processen aquestes dades. Alguns sistemes també poden obtenir informació en un format en temps real.
Xecs i balanços
Els administradors i els administradors comptables utilitzen un sistema d'informació comptable per separar tasques i asseguren que hi ha controls disponibles per a diferents funcions de comptabilitat. Comptes a pagar, comptes a cobrar, nòmines, dades financeres departamentals, actius fixos i compres de cada treball sota mòduls separats en un sistema de comptabilitat avançat i exigeixen processos i procediments de maneig individual. Cadascun d'aquests mòduls individuals alimenta dades resumides al llibre general, però permet comprovacions i equilibris del sistema en el camí. Els informes es poden generar a partir de mòduls individuals per garantir la precisió de les dades abans de passar al llibre general de la companyia.
Millora del flux de treball
Millorar el flux de treball en els departaments individuals sovint es potencia amb la implementació d'un sistema d'informació comptable. Els departaments fora de la comptabilitat han d'entendre com es processa la informació crítica a través del sistema intern d'informació financera de la companyia per diversos motius. Els documents originals, com ara les factures, les ordres de compra, els informes de despeses dels empleats, les targetes de temps per a l'entrada de nòmina, les factures i els formularis d'adquisició d'actius, han de trobar el seu camí des de l'iniciador fins al departament de comptabilitat.
Segons el programari, el sistema de comptabilitat requereix una varietat d'informació per a diferents parts del procés que es pugui ingressar manualment al sistema. Això sovint determina el flux de treball d'altres departaments pel que fa al tractament de les dades financeres. Procediments i processos que delimiten clarament la informació necessària, els passos per processar aquesta informació i el procés d'aprovació, ajuden a reduir el treball redundant i asseguren que el departament de comptabilitat tingui les aprovacions necessàries per processar les dades financeres.
