Les empreses i organitzacions operen de forma sistemàtica que reflecteixen la mida, el propòsit, l'etapa de desenvolupament i els objectius de l'empresa. Un organigrama o organigrama és una representació visual d'aquest sistema i estructura interna que fa que les operacions i els rols de les empreses siguin més fàcils d'entendre. Atès que no totes les organitzacions operen de la mateixa manera, hi ha diferents tipus d'estructures organitzatives, incloent funcionals, matricials, divisionals i flatarquia. Cadascun d'aquests dissenys d'organigrama de l'empresa té una aparença única i proporciona una instantània detallada de l'estructura de l'organització. Els diagrames organitzatius són una eina excel·lent per visualitzar les relacions d'informes i els rols d'equip dins de l'organització.
Per què l'estructura organitzativa importa
Una famosa cita de l'entrenador de l'Hockey Hall of Fame, Wayne Gretzky, diu que perdem el 100 per cent dels trets que no fem, que en el context de l'hoquei, la vida i els negocis significa que no es pot aconseguir un objectiu si no es pren acció o "tret _". La visió i la missió d'una empresa poden ser convincents, però sense una estructura ben definida, una organització no té orientació, no hi ha objectius i objectius clars per actuar, per tant, falta 100 per cent de les seves oportunitats per aconseguir l'èxit. Per exemple, en una organització sense possibilitat, els empleats i els departaments poden no comprendre el paper i la importància de les seves contribucions, que poden provocar una falta de moral i de desgast. Quan una empresa defineix visualment la seva estructura organitzativa, es clarifiquen les descripcions de llocs de treball, les relacions i els rols dels individus i els departaments, i aconseguir els objectius es fa molt més fàcil.
A mesura que creix una organització, és possible que la taula d'estructura organitzativa de l'empresa s'hagi de modificar per reflectir els canvis dins de la companyia a mesura que evoluciona. Per exemple, una arrencada podria començar amb un gràfic de flatàrcia, però a mesura que guanyen impuls, es mou a un gràfic de divisió a mesura que es desenvolupen noves regions i submarques. Quan la vostra estructura comercial actual no permeti que els vostres equips compleixin els seus objectius amb rapidesa, busqueu orientacions per avaluar si la reorganització de la vostra estructura restauraria l'impuls i aconseguís els objectius més ràpidament.
Tipus d'estructures d'organigrama
Una taula d'estructura organitzativa sembla un mapa de diferents persones i departaments dins d'una organització; l'equivalent empresarial d'un genograma familiar que representa les relacions entre diversos membres d'una família. Igual que un genograma familiar ens ajuda a comprendre l'estructura d'una família i els rols de les persones dins de la família, un organigrama permet comprendre els rols dels individus dins d'una empresa.
Aquests són els quatre tipus principals d'estructures d'organigrama que poden reflectir les operacions actuals de la vostra empresa o ajudar-vos a reestructurar-se en un mode d'operació diferent:
- Funcional: Un organigrama orgànic funcional mostra el que la majoria de persones associarien amb els modes de funcionament burocràtics o jeràrquics. Es tracta d'una estructura tradicional de dalt a baix amb la C-Suite al capdavant, seguida d'altres administradors superiors i administradors intermedis amb més poder i influència a l'empresa. Hi ha relativament pocs empleats que figuren a la part superior del diagrama, amb més i més empleats o departaments que figuren a la part inferior del diagrama. Com més lluny baixes a l'organització, menys gent té poder. La gent es divideix en departaments segons la seva funció o habilitat establerts a l'empresa. Exemples d'organitzacions jeràrquiques inclouen l'exèrcit, la majoria de les corporacions i les religions organitzades. Un avantatge important d'una estructura funcional és la capacitat de cada empleat i departament de centrar-se només en el que fan millor, sense preocupar-se per les altres parts de l'organització. Al mateix temps, la manca de comunicació entre els departaments pot frenar el progrés cap als objectius generals de l'organització, ja que la mà dreta sovint no té idea de què fa la mà esquerra.
- Matriu: Un organigrama de la matriu és similar a un gràfic d'estructura funcional de l'empresa, excepte que els empleats informen almenys dos supervisors, depenent de la situació i del projecte. Per exemple, poden tenir un cap principal, però a continuació, diferents administradors de projectes per a tres projectes diferents que estan treballant actualment. Això significa que són responsables d'informar a quatre persones diferents. Tot i que aquesta gràfica continua mostrant principalment relacions de dalt a baix, també veureu línies de relació horitzontals entre persones o departaments al mateix nivell perquè les persones han d'informar-se sobre projectes específics. Un dels avantatges del sistema de matriu és que permet una fàcil comunicació entre divisions. Però un desavantatge de l'estructura de la matriu és que els empleats poden ser confosos o aclaparats per haver d'informar a tants superiors diferents alhora, cadascun amb el seu propi estil de gestió i demandes.
- Divisional (inclou geogràfica): Una taula d'estructura de l'empresa divisòria s'aplica a les grans empreses que inclouen diverses marques o ubicacions geogràfiques sota el seu paraigua. The Gap és un excel·lent exemple d'organització divisional. En el seu exemple d'organigrama, The Gap apareix a la part superior, i després les marques que gestionen figuren en el segon nivell del gràfic, incloent The Gap, Old Navy, Banana Republic, Athleta i Hill City. Cadascuna d'aquestes divisions té la seva pròpia estructura funcional en el gràfic organitzatiu. Una altra empresa que opera d'aquesta manera és Fabletics, amb el seu nom que figura a la part superior de la taula i les seves divisions de marca a la segona línia, incloent JUSTFAB, Shoedazzle i Fabletics i Fabkids, amb cada una de les seves estructures funcionals. Els gràfics divisionals poden incloure diferents tipus d'estructures d'organigrama en cada divisió. Mentre una divisió opera amb una estructura funcional, un altre pot utilitzar una estructura de matriu, mentre que una divisió recentment desenvolupada es classifica millor com una flatarquia. La força de l'estructura divisòria és que les diferents divisions dins d'una mateixa empresa tenen el poder d'operar de forma autònoma com a organitzacions. No obstant això, la comunicació entre divisions pot ser difícil, i les diferències en polítiques i procediments poden fer que les experiències dels empleats siguin radicalment diferents d'una divisió a la següent.
- Planarquia: En una flatarquia, els empleats són benvinguts per aportar idees noves o participar en think tanks, independentment de la seva posició. La taula organitzativa encara s'assembla a una jerarquia, ja que hi ha supervisors, però els supervisors i els empleats es poden agrupar en categories anomenades "equips plans", on les idees de tots són igualment importants. Empreses com Google, Linkedin i 3M donen la benvinguda als seus empleats a participar en grups d'innovació i proporcionen temps per a la creativitat individual i projectes que puguin beneficiar a tota l'organització. En lloc de noves idees procedents de dalt a baix, es donen noves idees des d'on es generen naturalment. La força de la flatarquia rau en la riquesa de possibilitats que s'obre a l'organització quan les noves idees no es limiten a la ment d'uns pocs. Tanmateix, es necessita una declaració de missió i missió forta per mantenir a tots en la mateixa pàgina per evitar perseguir idees en massa direccions diferents alhora.
Creació d'un gràfic d'estructura d'organització
Una vegada que enteneu si la vostra organització funciona utilitzant una estructura funcional, matricial, divisional o de plàtècnia, podeu crear un gràfic d'estructura organitzativa que reflecteixi el vostre mode d'operacions. Microsoft Office, Airtable, SmartDraw i Insperity OrgPlus són programes que ofereixen funcions gràfiques organitzatives que us permeten triar l'estructura desitjada i, tot seguit, simplement connecteu la informació adequada per a cada posició, departament o divisió de la vostra organització. Aquest programari crea automàticament un gràfic que podeu utilitzar per augmentar la comunicació i l'eficiència de la vostra organització. Les opcions varien des de les versions gratuïtes a les versions pagades, amb les versions gratuïtes més adequades per a empreses més petites i les pagades més apropiades per a organitzacions més grans o per a aquells que vulguin gràfics altament personalitzats.
El vostre organigrama acabat pot ser útil per explicar els rols a la gestió, ajudant els empleats a comprendre els camins a la promoció dins de l'empresa o comunicar-los plans per al futur. Algunes empreses utilitzen els seus diagrames per a un doble propòsit com a directori d'empresa, amb números de telèfon i adreces de correu electrònic.
Durant una època de transició organitzativa, l'elaboració d'una varietat de gràfics d'estructura organitzativa us pot ajudar a ploure les idees avaluant cada estructura i com podria beneficiar el vostre negoci: una eina inestimable per a prendre decisions fonamentades.
