Quan les empreses treballen per contractar, solen emetre una Sol.licitud de Proposta (RFP) a persones, empreses i contractistes qualificats que siguin capaços de fer la feina. Si es concedeix o no la feina, dependrà en gran mesura dels contactes que tingui a la companyia que va emetre la RFP, però també dependrà de com respon a la sol·licitud. Enviar una proposta en resposta a una RFP és molt més formal que enviar una resposta per correu electrònic per expressar el vostre interès i s'ha de fer de manera professional. Si heu rebut un RFP en un projecte que us interessa, seguiu aquests passos per respondre correctament.
Llegiu la RFP i assegureu-vos d'entendre clarament el que vol la companyia. Truqui al contacte de l'empresa al telèfon si no està segur de cap punt i requereix aclariments. Entrevistar a aquest individu breument és molt més professional que enviar una resposta que interpreta malament la sol·licitud. També té l'avantatge de proporcionar-vos una introducció personal, que us ajudarà quan arribi l'hora de que l'empresa revisi la vostra proposta.
Escriure un esbós per a la vostra resposta. La RFP que heu rebut probablement va seguir un format específic per relacionar el que volia la companyia. Utilitzeu-lo com a guia per crear un esbós. Comenceu fent una llista de tots els capçaleres de la secció amb vinyetes. Per a cadascun d'ells, feu una llista de preguntes per respondre i els problemes a tractar. Tenir un esbós d'aquesta naturalesa per guiar-vos pel procés de redacció de la vostra proposta us facilitarà la resposta a la RFP d'una manera clara i concisa.
Muntar un equip per redactar la proposta. Alguns individus de la vostra organització poden tenir experiència en el camp de la proposta, mentre que altres poden tenir un talent específic per a la redacció de documents escrits. Muntar un equip petit per conèixer i elaborar els detalls de la proposta que s'ha sol·licitat.
Escriure la proposta. Els continguts variaran d'una RFP a la següent, però hi ha algunes pautes a tenir en compte. Identificar i respondre totes les preguntes plantejades per la RFP, i abordar qualsevol dubte que tingui la companyia. No tingueu por d'adoptar un enfocament de valor afegit si identifica elements clau que podeu oferir, però altres no. També hauria de mostrar una comprensió clara dels requisits de la RFP identificant lliuraments específics que proporcionareu com a part del projecte, juntament amb una cronologia projectada per a cadascuna i un desglossament de preus per a tots els aspectes del projecte proposat.
Escriure els elements addicionals que se sotmeten a la vostra proposta. Comença per escriure un breu resum executiu que ofereix una breu ressenya de tot el que diu la proposta. També haureu d'escriure un document d'una pàgina que expliqui el focus i l'experiència de la vostra empresa. Substituïu-ho amb una biografia personal si sou un particular en comptes d'una empresa. Acabeu escrivint una breu carta de presentació per explicar com vau rebre la RFP i està interessada en el projecte i que indiqui que la proposta adjunta es presenta per a la seva consideració. Inclou informació de contacte completa tant a la carta de presentació com a la proposta.
Envieu els materials a l'empresa que va emetre la RFP. El RFP probablement va identificar una data en què els materials haurien de ser retornats. Assegureu-vos d'enviar tots els materials abans d'aquesta data. També és una bona idea fer un seguiment amb l'empresa una setmana després d'aquesta data per preguntar si podeu proporcionar-vos informació addicional al respecte.
Consells
-
Les empreses poques vegades fan una selecció basada únicament en la proposta; però, en general, és una bona política respondre sempre a una RFP i fer un intent de bona fe per proporcionar la informació més detallada possible, presentada de la manera més professional possible.
