Quan les empreses determinen la necessitat d'adquirir materials o contreure reparacions, l'agent de compra o el propietari sol·licitaran una oferta o una estimació de costos dels subministraments o un àmbit de treball específic. És habitual que el propietari o l'agent sol·liciti una oferta de diverses empreses competidores per tal de localitzar el millor proveïdor. Quan es triï el contractista guanyador, és una cortesia professional notificar als licitadors que no tenen èxit les vostres intencions. Tingueu en compte que és possible que vulgueu que els venedors facin ofertes als vostres projectes futurs.
Antecedents
El primer procés d'obtenció d'un pressupost, conegut professionalment com a sol·licitud de cotització (RFQ), és esbossar l'abast del treball. Com que l'agent de compres revisa i rebutja les ofertes enviades, haureu de tenir en compte exactament què feina es realitzarà i quin és el resultat esperat, de manera que la informació es pot transmetre a l'empresa que l'envia.
El propietari o el comprador també vol tenir en compte una idea del cost del projecte. Si investiga i calcula que una reparació del sostre en una presó del condado hauria de costar menys de $ 350,000, i les ofertes tornen a més de $ 500,000, hauríeu de revisar els detalls. Podria tenir un pressupost poc realista, o les companyies d'ofertes podrien ser massa cars.
La carta de rebuig
Si les ofertes són massa altes, apáguelas. Recordant que és possible que vulgueu fer negocis amb aquestes empreses en el futur, no voleu deixar-los preguntant-se. És professional i cortès enviar una carta de rebuig a la forma estàndard.
La sol·licitud de reenviament
Hi pot haver ocasions en què es presenta una proposta que no té marca. Potser el representant de vendes o el contractista incomprendre l'abast del treball, o potser heu decidit eliminar una part del treball. Enviar una carta adequada per sol·licitar una nova oferta. Al document, ofereix suggeriments, aclariments o modificacions al licitador.
Rebutjar tot
De vegades és possible que totes les ofertes arribin massa altes. Quan això succeeixi, haureu d'enviar una carta a tots els licitadors que els notifiquen que totes les cometes es rebutgen i els informa d'una data en què s'acceptaran noves comunicacions.
Eliminació deguda a l'especificació
Algunes empreses, especialment organitzacions sense ànim de lucre, han d'adherir-se a un procés de proposta molt detallat. La Universitat de Tennessee, per exemple, requereix que els licitadors presentin la seva proposta en un sobre identificat amb el nom, l'adreça, el número de cotització i la informació de la licitació del contractista. Quan es reben les cometes que no tenen informació pertinent tal i com es descriu, només ha de retornar la presentació amb una petita carta de forma que expliqui que el procés de tramesa no s'ha seguit correctament.
