La comunicació inicial entre un client potencial i un despatx d'advocats sol ser per telèfon, manejat per un recepcionista. Com a resultat, és important que la recepcionista de l'empresa sigui professional i amable en tot moment. Encara que el manteniment de la professionalitat pot ser un repte, especialment per als recepcionistes que responen diàriament a un alt volum de trucades. Però hi ha alguns principis que sempre ha de seguir quan respon a les trucades en un despatx d'advocats.
Iniciació inicial de trucades
Feu cada trucada anunciant el nom de la firma d'advocats, identificant-se per nom i preguntant-vos com podeu ajudar-vos a qui truca. Per exemple, "bon dia, aquest és el despatx d'advocats de X i Y, parlant de Jane, amb qui parlo?". Una vegada que ha identificat l'anomenat per nom, pregunteu "Com puc ajudar-vos avui a la Sra. Z" i faci referència a l'anomenat per nom durant la resta de la conversa. La presa de notes durant cada trucada pot ser útil, especialment pel que fa als noms. Manteniu un to positiu durant la conversa, tingueu paciència i no perdeu mai el vostre temperament. Eviteu l'ús de jerga, argot o no paraules com ara "uh huh" i "um".
Identificació de les necessitats de la persona que truca
És molt important que escolteu de pressa amb un interlocutor i identifiqueu les seves necessitats i proporcioneu-li la informació sol·licitada de manera clara i concisa. Cada persona que truca està buscant ajuda per obtenir la informació necessària o trobar la persona adequada amb qui parlar.
Ruta de trucades a una persona adequada en empresa
Si l'interlocutor demana la millor informació proporcionada per un advocat, informeu a l'interlocutor que ha de parlar amb una altra persona i demanar-li que es mantingui per transferència. Poseu-vos en contacte amb l'advocat al qual voleu transferir la trucada, anunciar-lo per nom, revelar el propòsit de la trucada i transferir la trucada si l'advocat està disponible. Cap persona que truca ha de quedar en espera durant més de 45 segons. Després de 45 segons, pregunteu a l'interlocutor si vol continuar mantenint, vol tornar a trucar quan hi ha un advocat disponible o prefereix tornar a trucar més tard.
Finalitza la trucada
Abans de finalitzar cada trucada, consulteu si podeu assistir més abans de finalitzar la trucada. Gràcies a la persona que truca per considerar el despatx d'advocats. Rarament és possible que una recepcionista legal convenqui a un client potencial per contractar un despatx d'advocats, però és molt fàcil que un recepcionista perdi un client per un despatx d'advocats per no ser professional, groller o discurs.
