Per definir l'administració del contracte en els termes més simples, és la tasca de garantir que qualsevol contractista compleixi la seva feina als termes i estipulacions escrites en el contracte. Tenir la supervisió de captar desviacions i termes incomplerts tal com succeeix significa que el projecte o la persona és més probable que tingui èxit a l'hora d'executar el contracte per corregir problemes o omissions molt més enllà del fet més que poc després de la seva transpiració. Les grans habilitats d'administració de contractes són inestimables en empreses que contracten contractistes regularment.
Quin és el procediment del contracte?
En crear un contracte, s'inicia un procés de set passos. Totes les set d'aquestes etapes es troben sota el paraigües de gestió de contractes, i l'administració de contractes realment no pateix la plena ebullició fins al pas del pas cinc. Es pot contractar un administrador de contractes per supervisar el contracte, i el seu paper s'inicia tan aviat com es parla d'un contracte. Però amb un gran equip de supervisió de contractes, un administrador i administrador poden treballar en conjunt a través de les set etapes.
El primer pas és saber què serà l'objectiu del contracte. Quins són els riscos i expectatives? Quines són les necessitats i la durada? Per què necessita el contracte?
El segon pas consisteix en autoritzar el contracte. L'equip jurídic ha d'estar a bord per assegurar-se que no hi hagi cap ambigüitat perquè la manca de claredat pot deixar un contracte vulnerable per incompliments o perjudicis baixos.
El tercer pas és quan es produeix la negociació. La segona part rep el contracte i aprofita l'oportunitat de solucionar qualsevol problema que pugui tenir o eliminar qualsevol cosa que consideri irrealista o injust. Per evitar una negociació de contractes difícils, és prudent que autoritzeu el contracte després d'algunes comunicacions per tal d'entendre les expectatives de l'altra part. Una vegada que comencen les negociacions i es produeixi el canvi, s'anomena "redlining", i es pot complicar si l'equip no està al corrent dels canvis. L'ús del programari de gestió de contractes pot fer que això, així com la supervisió administrativa, sigui un procés molt més fàcil. Hi ha un parell de programes recomanats de programari de gestió que poden facilitar el contracte, depenent de les vostres necessitats.
L'aprovació arriba al pas quatre. Per a les empreses més grans, pot haver-hi un procés d'auditoria o una reunió de la junta requerida per superar el contracte i obtenir l'aprovació. El programari de gestió pot simplificar-ho amb l'aprovació en temps real d'aquells que tinguin autoritat per donar-los.
El pas cinc consisteix a signar la línia de punts. L'execució del contracte implica signatures i acords finals. Es pot demanar cites i testimonis. Les signatures electròniques jurídicament vinculants són útils aquí quan les parts no estan a la mateixa ciutat o país. Un administrador s'assegura que tots estiguin previstos per completar el procés d'execució abans de signar els terminis.
Un cop acceptat i executat el contracte, es podran presentar modificacions i revisions a mesura que es facin projectes i tasques. La gestió d'aquests pot ser part del paper de l'administrador del contracte i es pot simplificar mitjançant programes de gestió de contractes. Mantenir-se al dia dels canvis i alteracions és la sisena etapa del procés de contracte.
L'administrador del contracte es troba davanter i central de responsabilitats ara, ja que entra en la setena etapa del procés de contractació. Hi ha hagut fites al llarg del camí perquè l'administrador supervise el progrés i l'èxit dels serveis contractats. Les auditories periòdiques impliquen reduir les desavantatges o aprofitar les oportunitats que es puguin presentar al llarg del camí. Haurien d'haver recordatoris i alertes establerts per a coses com renovacions i fases de finalització, i aquestes haurien de comunicar-se a totes les administracions de nivell superior que necessiten mantenir-se informades del progrés contractual. L'administrador i l'administrador del contracte han de ser comunicatius i proactius per evitar que hi hagi caducitats o dates de finalització sense cap acció.
Quines són les funcions d'administració de contractes?
Hi ha molt més en aquest treball que el que compleix els ulls. Per ser excel·lents en l'administració de contractes, significa treballar bé amb executius i personal a tots els nivells. Ser un gran comunicador pot significar ajudar a crear contractes més eficaços ia assegurar que es compleixin les necessitats i els desitjos de tots. Amb aquesta finalitat, hauran de ser fàcils d'establir relacions internes i externes. Això pot requerir la capacitat de treballar amb les parts internacionalment i gairebé segur que treballar amb els equips legals i de contractació.
Les habilitats de negociació de l'administrador del contracte no seran discutibles. Utilitzaran coneixements i coneixements per solucionar els preus, les condicions per a la realització i els termes mentre es troba el monitor del saló que s'assegura que es compleixin a mesura que avança el temps. També seran analitzadors de riscos confiats, podent determinar si esmenes o revisions podrien estar en contradicció amb els millors interessos de la seva empresa.
Els administradors del contracte han de ser bons no només per resoldre els conflictes sinó per detectar-los abans d'augmentar-se. Això pot significar treballar per crear un llenguatge i regles clares que es puguin aplicar a contractes futurs, o fins i tot actuals, per resoldre o evitar problemes.
És necessari informar sobre el progrés a la direcció i altres actors importants, encara que les coses vagin sense problemes, ja que molts altres aspectes de l'empresa poden veure's afectats per qualsevol èxit o hipo en el contracte.
Finalment, supervisaran el flux de caixa per assegurar que els desemborsaments i altres pagaments contractuals es facin correctament i amb data prevista i que són rebuts per les parts adequades.
Carreres a l'administració de contractes
L'administració del contracte és un camp creixent, amb l'Oficina d'Estadístiques Laborals que suggereix que les oportunitats laborals poden créixer un 10% entre 2016 i 2026, una trajectòria de creixement superior a la de la majoria de les carreres. Donat el grau d'èxit del contracte, es tracta d'una feina que requereix una educació superior, amb un mínim de batxillerat, juntament amb una gran experiència laboral relacionada amb el contracte o un màster en administració d'empreses amb titulacions relacionades en comptabilitat, economia i matemàtiques. Els títols de dret també són molt adequats per a aquesta carrera.
Les indústries que requereixen administradors de contractes estan molt esteses. La construcció és una àrea enorme per a la gestió i l'administració de contractes, i els sol·licitants poden beneficiar-se d'haver-hi una formació d'enginyeria o arquitectura, a més d'un grau empresarial. L'esport és una gran divisió d'administració de contractes, ja que tots els venedors d'aliments han de contractar els jugadors. Qualsevol tipus d'empresa de fabricació o enginyeria necessitarà una mà ferma amb contractes. Les institucions educatives, com ara col·legis i escoles, s'ocupen constantment de contractes de tota mena, igual que qualsevol tipus d'empresa governamental. Els professionals dels recursos humans s'encarreguen també de l'administració i gestió de contractes amb regularitat.
Habilitats que cada administrador del contracte necessita
Pot haver un equip legal implicat en la creació de contractes, però el treball de l'administrador és donar suport a tots els nivells del procés de contracte. Com a resultat, han de tenir habilitats lingüístiques orals excepcionals. La realitat dels contractes és que fins i tot una coma mal ubicada pot alterar dramàticament el significat d'una línia, la qual cosa podria provocar greus cops amb ella. Això significa que les seves habilitats de comprensió lectora han de ser de primera classe.
La supervisió de l'administrador es beneficiarà d'una minuciosa atenció als detalls: són el tipus de persona que probablement adverteix les faltes ortogràfiques del menú del restaurant. També observen la qualitat del treball i poden detectar incoherències.
L'administrador del contracte ha de tenir ambdues habilitats de lideratge demostrades, però també ser capaç de ser un sòlid jugador d'equip. Aquestes habilitats d'equip i tendències de gestió els servirà bé quan arribi el moment de fer informes, negociar entre parts i departaments i completar la supervisió de l'execució del contracte.
Si aquestes són les habilitats que posseeixen i us encanten la idea d'una carrera desafiant en un camp en creixement, l'administració de contractes pot ser la vostra carrera professional.
L'Oficina d'Estadístiques Laborals inclou administradors contractats sota el paraigua dels administradors de serveis administratius i estableix que l'ingrés mitjà en aquests càrrecs administratius per al 2017 era de 94.020 dòlars.
