Les agendes són com a combustible d'alt octanaje per a reunions, poden millorar considerablement l'eficiència i la productivitat de qualsevol procés de decisió. Una bona agenda pot reduir la quantitat de reunions necessàries per completar un projecte a la meitat i reduir considerablement la tendència de les reunions a apartir de discussions que no són útils per assolir els objectius.
El paper d'una agenda
L'objectiu d'una agenda és facilitar el procés de presa de decisions entre els membres del grup. Això pot ser per a una actualització tecnològica o una discussió pressupostària. L'agenda ajuda a reunir-se amb els assistents centrats en la decisió final. Les agendes també faciliten l'avaluació de l'èxit de la reunió proporcionant una llista de seguiment i responsabilitat.
Formats
La primera línia de l'ordre del dia ha d'indicar l'objectiu i la finalitat de la reunió. Alguns formats d'agenda prefereixen establir l'objectiu juntament amb els subgobos després de cada tema del programa. Tots dos formats estableixen un marc de discussió. Les agendes poden variar de simple a complexa. Poden incloure adjunts i material de lectura o l'ordre del dia de la reunió anterior. El tipus de format utilitzat generalment està establert per la formalitat i la durada de la reunió. Una bona regla general és que el format hauria de coincidir amb el vestit dels participants de la reunió; és a dir, una reunió plena d'sandàlies i shorts pot arribar amb una agenda informal mentre que una sala plena de vestits pot requerir una agenda formal.
Informal vs. formal
La reunió breu o informal es pot subscriure a un correu electrònic o recordatori de la reunió. Pot contenir una línia per a l'objectiu de la reunió i després de tres a cinc punts de discussió breus. L'agenda llarga sol ser una pàgina completa, que inclou un títol, ubicació de la reunió, data i hora, objectius i temes o punts de discussió. Les reunions llargues també han d'incloure temps per a cada tema de discussió i el nom del presentador. Tots dos formats de l'agenda haurien d'acabar amb una secció de "Següents passos" per al seguiment. Aquests "propers passos" es convertiran en la base dels temes de l'agenda en la propera reunió.
