La creació d'una llista d'inventari dels articles d'una oficina pot ser important en cas de robatori, incendi o desastre natural. Sense una llista, hauríeu de confiar en la vostra memòria per tenir en compte els continguts d'una oficina. Una còpia de la llista s'ha d'emmagatzemar fora de lloc i actualitzar-se com a mobiliari i equip d'oficina es compra o es treu. Opcionalment, podeu complementar una llista d'inventari amb dibuixos o fotografies que mostrin la ubicació dels objectes clau a cada habitació.
Mobles i accessoris
Una llista de mobiliari d'oficina i accessoris d'habitació inclou escriptoris, cadires, làmpades, llaunes, gabinets d'arxius i fins i tot tractaments de finestres. Els articles decoratius no s'han de passar per alt, com ara quadres o quadres, peces de paret penjants, plantes, figurines ornamentals i miralls. Comproveu els prestatges que formen una biblioteca d'oficines. Alguns llibres de referència poden ser relativament cars i cal destacar-ne el valor.
Sistemes informàtics
El cor de la majoria d'oficines d'avui és un o més sistemes informàtics. Els sistemes estan formats per l'ordinador principal (CPU), monitors, impressores, escàners, altaveus, teclats, ratolins i tots els cables de connexió associats. Registre de qualsevol ordinador portàtil. Els elements addicionals inclouen subministraments de còpia de seguretat de bateria ininterrompuda i sistemes de projecció de vídeo. Un inventari d'oficina que també enumera el preu de compra i la data de compra de cada element, ja sigui mobiliari o ordinadors, permet utilitzar la llista per determinar la quantitat de cobertura necessària per assegurar el contingut de l'oficina. L'enregistrament del preu i la data de compra també és útil per omplir les declaracions d'impostos, ja que les computadores i altres equips d'oficina es poden depreciar durant diversos anys, i el seu preu i data de compra són necessaris en aquest càlcul. Incloeu també programari d'ordinador a la llista.
Equip de comunicacions
Les oficines solen utilitzar equips electrònics per a comunicacions, a més de rebre un correu electrònic a través d'una computadora. La llista d'inventaris d'oficines hauria d'incloure màquines de còpia i fax, telèfons, màquines de dictat i intercomunicadors. Els mòdems i els enrutadors de banda ampla s'utilitzen per connectar ordinadors i VoIP (Voice over Internet Protocol) als serveis de comunicació. Tenir una llista que inclogui números de sèrie de tots els dispositius electrònics i informàtics serà valuosa en cas de robatori.
Subministraments
Els "subministraments" de l'oficina es consideren elements que s'utilitzen en el transcurs del negoci i que s'han de reponer periòdicament. En aquesta categoria hi ha paper per a màquines de còpia i impressores, quaderns i quaderns per a impressores i màquines de fax, plomes i llapis, marcadors, paperclips, bosses de paperera, sobres i similars. Un passeig per una botiga de subministraments d'oficina o una mirada ràpida a l'armari de subministrament us recordarà qualsevol element addicional del tipus de subministrament. Els programes de programari estan disponibles per ajudar a gestionar i fer un seguiment de l'inventari d'oficines i poden donar alertes quan els subministraments estan baixant i necessiten ser reordenats.
