Verificar i fotocopiar una targeta de la Seguretat Social d'un nou empleat en comptes de simplement anotar el número és una bona pràctica empresarial. Pot ajudar a evitar errors com ara l'emissió de salaris W-2 i declaracions fiscals amb números de la Seguretat Social incorrectes. Si això succeeix, corregeix l'error en els teus registres i envia un nou formulari W-2 al teu empleat.
Corregeix i reimprimeix
Quan es descobreixi l'error, introduïu el número correcte al registre de nòmina del treballador per assegurar-se que no torni a passar. A continuació, corregiu l'error i reimprimiu un nou formulari W-2 per a l'Administració de la Seguretat Social i l'empleat. Informeu al vostre empleat que, com que l'error no afecta la informació sobre guanys, no haurà de presentar una declaració d'impostos modificada.
Omple el formulari W-2C
Si ja heu presentat el formulari W-2 del vostre empleat, heu de presentar un formulari W-2C modificat amb l'Administració de la Seguretat Social. Omple només la secció superior si la informació restant del formulari és correcta. Introduïu el nom de la vostra empresa i la informació de contacte al quadre A, el vostre número d'identificació de l'empresari federal al quadre B i l'any fiscal a la casella C. Introduïu el número SSN correcte de l'empleat al quadre D. Col·loqueu una marca de verificació al quadre E per indicar que el número que heu introduït és un número corregit i introduïu el número incorrecte, el número que originalment vau informar, al quadre F.
