Ja sigui per a una associació de condominis o corporacions multinacionals, les actes de reunió constitueixen el fonament jurídic de qualsevol acció del grup. Els crèdits, les polítiques, les compres, qualsevol activitat de la corporació, sense ànim de lucre o sense ànim de lucre, s'han de registrar en pocs minuts. Algunes organitzacions són més informals que d'altres, probablement no escoltaria un veí que es mogui per posar una taula sobre un comitè d'església, sinó que tots han d'operar d'acord amb les decisions dels seus òrgans de govern. Els minuts proporcionen una prova d'aquestes accions i defineixen la seva intenció.
Estar preparat
Planifiqui endavant. Muntar l'ordre del dia i una llista de membres o participants de la reunió que hi ha a la mà abans de la reunió. Si el vostre grup no treballa habitualment amb una agenda, recomanem que comenci a fer-ho per mantenir el focus. Esbrineu quants membres són necessaris per fer negocis, per tant, podeu notar la presència d'un quòrum en els minuts si és necessari.
Feu una plantilla per utilitzar per a les vostres notes. Inclou espais per a la data, l'hora i la ubicació, i una llista de comprovació dels membres per marcar els assistents i absències. Si la reunió és d'entrada pública, incloeu línies per als noms i els problemes que es tracti a cada adreça. Diversos llocs web com Meetingtemplates.com ofereixen plantilles gratuïtes per a diversos tipus de reunions.
Complet la data, hora, lloc, assistents i quòrum d'informació a la reunió. Tingueu en compte qui va trucar a la reunió per encàrrec i el temps. Si és possible, demana als assistents que registrin els seus noms perquè no hagueu de preguntar-los com deletrear-los. En grups de membres grans, feu circular un full d'inscripció per comprovar la vostra llista de comprovació d'assistència.
Executar amb precisió
Registre de cada tema, i qualsevol acció presa sobre cadascuna. Incloeu sempre el nom del membre que va fer la moció. El primer moviment generalment és acceptar l'acta d'una reunió anterior, seguida de qualsevol informe de la comissió. Inclou recomanacions i qualsevol acció presa en resposta. Conserveu informes de comissions per escrit per incloure'ls amb els minuts finals. No intenteu resumir les discussions.
Tingueu en compte els noms d'aquells que introdueixen, mouen o d'una altra manera defensen l'acció juntament amb una correcció exacta de cada moviment. Moltes organitzacions també registren la persona que segueix el moviment. No dubteu a sol·licitar una actualització o aclariment: aquest registre oficial obliga al grup a realitzar accions concretes.
Grava els vots d'acord amb el sistema de la vostra organització. Necessitaràs com a mínim un recompte de vots. Alguns grups també afegeixen noms i registren com va votar cada individu.
Registre el temps i el mètode d'ajornament. Firmeu el vostre nom com a secretari.
Seguir endavant
Escriu minuts immediatament, mentre que la reunió és nova en la teva ment. Feu-los arribar al líder per a la seva aprovació en un dia o dos juntament amb una llista d'informes o exposicions.
Envieu minuts als membres i als assistents que els hagin sol·licitat per correu electrònic, correu de primera classe, una aplicació compartida com Microsoft OneNote o un programa en núvol com Google Drive.
Preparar una còpia oficial i adjuntar informes i exposicions originals per al registre permanent.
Consells
-
Intenta perfeccionar una plantilla per a les necessitats de la vostra organització en lloc d'intentar ajustar-ne les notes de reunió a una plantilla abstracta. Moltes plantilles de negocis són massa informals per a reunions organitzatives o públiques.
Fomenteu l'ús de les regles d'ordre de Robert a la vostra organització. És un format àmpliament utilitzat que es pot adaptar a la reunió formal i informal.
