Tant si sou un empleat que escriu un informe per al vostre cap o un propietari d'un negoci que informa al vostre director general, la millor eina és el marc per què-què-com. Per què esteu redactant aquest informe? Quina informació ha de saber el lector? Com vas a presentar les teves recomanacions o conclusions? Seguir aquesta estructura donarà un flux lògic al vostre document. Donarà al seu cap o executiu la informació precisa necessària per prendre una decisió empresarial ben informada.
Enfocament pel que fa
Entén per què està escrivint l'informe. És essencial que tingueu clar el propòsit de l'informe, en cas contrari podeu adaptar l'escrit al públic equivocat o deixar de banda la informació vital. Feu preguntes si és necessari. Si l'informe es distribuirà a diversos departaments, consideri si ha d'incloure seccions individuals que s'ocupen de les preocupacions de cada departament.
Decideix quina informació voleu incloure
Recopileu la informació que necessiteu, com ara dades financeres, gràfics i gràfics. Entrevista a les persones les opinions són rellevants per al vostre informe. A continuació, decideixi sobre el punt o els punts més importants que vostè pensa que el públic necessita saber. Comenceu per escriure uns quants paràgrafs que ressalten els punts més destacats, o bé estructureu la vostra informació en una llista de punts.
Decidiu com presentar la seva recomanació
Doneu un títol a l'informe. Descriu breument els detalls de l'assignació o el motiu per escriure l'informe. Descrigui el mètode de recollida d'informació. Organitza el cos de l'informe lògicament, per exemple, d'acord amb els temes centrals. Assegureu-vos d'incloure informació suficient per demostrar que heu investigat bé l'assumpte. Finalitzeu l'informe amb la vostra conclusió o recomanació, segons els vostres resultats.
Afegiu un resum executiu
Torneu al començament del vostre informe i afegiu un paràgraf o dos que resumeixi els punts principals de l'informe. Alternativament, utilitzeu punts de bala per estructurar les teves idees. El resum executiu pot ser tot el que el vostre cap té temps de llegir, així que assegureu-vos d'incloure tota la informació pertinent. En poques paraules, què tracta l'informe? Quines són les troballes principals? Què proposa o recomana? Què passa després? Editeu el vostre resum fins que lliuri l'essència del vostre informe en un temps de lectura d'un o dos minuts.
Format de l'informe
Si hi ha una guia d'estil de l'empresa, assegureu-vos de seguir-la. En cas contrari, formateu l'informe amb un estil fàcil de llegir, fent que la còpia sigui tan fàcil d'escanejar com sigui possible. Utilitzeu encapçalaments clars per separar temes; això facilita que el vostre cap trobi la pàgina rellevant de l'informe. Penseu a posar en relleu els fets importants en lletra gran o en negreta. Organitzeu qualsevol extracte financer, material imprès o altres documents de suport en un apèndix al final de l'informe.
Comprovació i Revisió
Consulteu l'informe per a l'ortografia i la gramàtica adequades. Els controls d'ortografia en línia i els controls gramaticals són útils, però no sempre permeten el context.Si és possible, algú ha corregit l'informe amb una ullada a errors. Demana al corrector que critiqui l'informe en general. Has deixat una idea inacabada? Has utilitzat la terminologia de l'empresa de forma coherent? És fàcil d'entendre? No intenteu impressionar amb el vostre vocabulari estel·lar: busca claredat.
