Voleu que els vostres empleats aprofitin el temps de vacances al seu criteri, però és el vostre treball assegurar-vos que teniu empleats en tots els departaments durant tot l'any, de manera que el negoci normal pugui continuar. L'única manera de coordinar les vacances dels empleats és crear un calendari de vacances mestre. Podeu utilitzar diversos programes de programari en línia o a l'ordinador per comparar horaris i administrar correctament el temps de vacances dels empleats. També podeu mantenir un calendari en paper si preferiu aquest mètode.
Articles que necessiteu
-
Programa de calendari
-
Plantilla de calendari
Calendari electrònic
Aneu al programari de calendari triat a l'ordinador o a Internet. Hi ha diversos programes disponibles per crear un calendari electrònic que inclou programes de processament de textos, programes de calendari o programes en línia.
Seleccioneu l'opció per afegir un nou calendari i afegiu un nom al calendari de vacances mestre de la companyia. Deseu-lo al vostre disc dur o a la ubicació desitjada a la vostra xarxa o Internet basant-se en la selecció del programari. Bloqueja els dies i les setmanes que els empleats no poden fer vacances o informar als administradors d'aquesta opció.
Creeu els perfils del vostre programari seleccionat que determinin els privilegis i les opcions que tenen les persones. Per exemple, vostè i la vostra còpia de seguretat necessiten drets administratius globals per fer tots els canvis, però els administradors només necessiten afegir esdeveniments amb els temps d'inici i de parada que més endavant aprovi. Afegiu usuaris i els seus noms d'usuaris al programa i adjunteu-los el perfil correcte. Deixeu que els administradors creen les contrasenyes individuals o que afegiu un genèric que puguin canviar. Finalment, per fer accessible el calendari a tots els empleats, creeu un perfil i contrasenya amb només les opcions de visualització que qualsevol empleat pugui utilitzar. Si teniu molts empleats, és possible que vulgueu crear diversos usuaris genèrics i contrasenyes que tinguin opcions de visualització.
Feu una plantilla electrònica que els empleats puguin utilitzar per sol·licitar el temps de vacances dels seus administradors. Afegiu un lloc per a l'aprovació del vostre administrador. Podeu fer aquesta plantilla des d'un programa de processament de text o un full de càlcul. Feu que aquesta plantilla estigui disponible per a tots els administradors que donin als seus empleats quan necessitin sol·licitar vacances.
Demana als administradors de departament que aprovin les sol·licituds de vacances formulades pels empleats. Feu que el gerent escrigui les sol · licituds de vacances al calendari electrònic, sinó que els reenviï una còpia de la sol · licitud de vacances aprovada. Algunes empreses requereixen que els administradors reenvien aquestes sol·licituds a mesura que entren, mentre que d'altres poden necessitar actualitzacions de sol·licituds de vacances al calendari en un dia específic de la setmana. Revisa i aprova les vacances addicionals segons sigui necessari.
Imprimiu una còpia del calendari de vacances mestres de forma regular i publiqueu-la al saló dels empleats, a la cuina o al saló.
Feu un seguiment de totes les sol·licituds de vacances per garantir que els empleats tinguin el temps en els llibres per a les vacances. Imprimiu les sol·licituds de vacances aprovades i conserveu una còpia als fitxers de personal. Reenvia una còpia electrònica de la sol·licitud de vacances per a la nòmina dels seus registres.
Calendari de paper
Descarregueu un calendari gratuït a Internet o seleccioneu una plantilla de calendari del programa de programari triat. Imprimiu una còpia d'aquest calendari. També podeu obtenir plantilles de calendari en blanc de les botigues de subministrament d'oficines, si és necessari. Publiqueu el calendari en una ubicació central, com ara la cuina d'oficina, la sala de descans o a la sala de correu.
Bloqueja les setmanes en què els empleats no poden fer vacances. Podeu extreure aquestes zones o col·locar una X gran els dies que els empleats no se us permeten desenganxar.
Demana als empleats que anoten les seves sol·licituds de temps d'espera i reenvieu-les al seu gerent per a la seva aprovació. Una vegada que el gerent aprovi, la sol·licitud se us remetrà. A continuació, comproveu el calendari per assegurar que totes les àrees de la vostra empresa tinguin el nombre necessari d'empleats abans d'aprovar la sol·licitud de temps d'espera.
Afegiu les vacances aprovades al calendari de l'empresa segons calgui. Reenvieu les sol·licituds de vacances aprovades per a la nòmina i conserveu una còpia per al fitxer personal del treballador.
Consells
-
Abans d'establir un calendari de vacances d'empresa, reviseu la secció de política i procediments de la companyia per a les vacances. Si no teniu cap, haurà de crear la política i els procediments de procediment per sol·licitar vacances seguint els procediments triats per a calendaris electrònics o de paper.
Assegureu-vos que la política inclou informació que indica que les sol·licituds estan subjectes a l'aprovació del gestor i al temps de vacances disponible. Per aclarir qualsevol problema amb la política, és possible que vulgueu incloure un llenguatge que delinee una base d'arribada i de primera qualitat per a la justícia, però indiqui quan diversos empleats s'apliquen durant els dies de descans durant el mateix període al mateix temps, les vacances són atorgades per antiguitat.
Incloeu el formulari de sol·licitud de temps d'espera a la secció de procediments del manual d'empleat. Retirar les còpies actualitzades per incloure-les al manual quan sigui necessari.
Avís
Reviseu la vostra política i els vostres procediments per garantir que compleixin les lleis estatals i federals. Si bé les empreses no estan obligades a donar vacances als empleats, quan ho fan, han de complir les lleis federals i estatals en l'administració del programa.
Inclogui un gràfic d'acumulació de vacances a les polítiques perquè els empleats entenguin la quantitat de vacances que tenen els seus anys de servei.
