La sol·licitud del pagament en una factura vençuda exigeix un enfocament que equilibri l'assertivitat i la professionalitat. Mantingueu registres detallats per facilitar el procés i seguiu les factures per nombre i data de servei. Definiu les vostres condicions de pagament a cada factura, de manera que pugueu fer referència a la política de la vostra empresa quan feu consultes de recollida i seguiment.
Trucada telefònica amigable
Feu una trucada telefònica per sol·licitar el pagament en una factura tardana. Això pot ser especialment efectiu si vostè té una relació familiar amb el client i assumeix que el pagament per demà era una supervisió. Per exemple, "Hola Stan, això és Jane Smith amb ABC Company. Vull assegurar-me que heu obtingut la factura que us enviem per a l'enviament del mes passat. Estava datat el 15 de gener de 2015. Teniu 10 dies de venciment, així que em pregunto si s'ha posat fora de lloc? Us puc enviar una còpia ara mateix si us agrada ".
Crida telefònica formal
Si proveu d'obtenir una factura pagada a través d'un departament de comptabilitat d'una gran empresa o d'un client individual desconegut, és convenient un to més formal. Identifiqueu-vos, especifiqueu-vos sobre la naturalesa de la trucada i feu la vostra sol·licitud. "Això és Jane Smith amb ABC Company. Estic trucant pel que fa a la Factura # 1234 que se us ha enviat per correu el 15 de gener de 2015. La factura no es paga actualment i estic trucant avui per preguntar-vos a quin tipus de pagament voleu fer."
Sol·licitud escrita
Igual que les trucades telefòniques formals i informals, la forma de fer una sol·licitud de pagament per escrit depèn de la naturalesa de la vostra relació comercial. Un correu electrònic informal per a un client habitual pot ser senzill, com ara: "Només has de registrar la teva factura pendent des del mes passat. Estic adjuntant una altra còpia en cas que la necessiti. "També pot ser formal i assertiu, tenint en compte la naturalesa de la morositat i les conseqüències per la falta de pagament continuada. "Si aquest compte roman pendent de pagament durant més de 30 dies a partir de la data de la factura, estarà subjecte a una tarifa caducada del 10 per cent i als futurs esforços de cobrament".
Fer el pagament fàcil
En fer la vostra sol·licitud de pagament, doneu diverses opcions personalitzades per accelerar la transacció. Per exemple, oferim acceptar el pagament a través d'una targeta de crèdit per telèfon, efectiu o domiciliació per correu electrònic o pagament electrònic a través d'un lloc web bancari o de pagament electrònic. Sol·liciteu un pagament immediat per evitar altres retards. Si el client no pot pagar, sol·liciteu un pagament parcial o un acord per pagar en una data futura predeterminada. Poseu tots els acords per escrit.
Prendre acció legal
La vostra sol·licitud de pagament pot tenir més pes si teniu un advocat que ho redacteu. Això pot ser una contraprestació quan l'import de la factura pendent sigui significatiu o tingui una durada superior a 90 dies. També podeu considerar petits tribunals de reclamació o contractar una agència de cobrament per ajudar-vos amb els vostres esforços. No deixeu que els comptes no pagats romanguin durant mesos a la vegada. Com més temps no es pagui una factura, major serà la probabilitat que no veurà cap pagament.
