Els informes comercials es col·loquen sovint en un enquadernat plàstic durador o enquadernat mitjançant un enquadernació de cargol o espiral per assegurar-se que ocuparan fins a diversos lectors. El format de l'informe que utilitzen els empresaris per als informes enllaçats s'anomena "format manuscrit". Un informe en format manuscrit conté diverses seccions: una pàgina de títol, una carta de transmissió, una taula de continguts, un resum executiu, una introducció, un antecedent del problema o situació, un debat, una solució, una conclusió, una obra citada i apèndixs.
Comenceu l'informe creant una pàgina de títol. La pàgina de títol es pot formatear de diverses maneres, però ha de contenir el títol de l'informe, el nom de l'autor, el nom del destinatari i la data.
Crea la lletra de transmissió. Tot i que l'informe pot tenir diversos destinataris, la carta de transmissió es dirigeix al cap del comitè o la persona de més rang. La carta de transmissió introdueix l'assignació i cobreix els punts principals. Això actua com un resum avançat per al destinatari de l'informe.
Escriu el cos de l'informe, començant per la introducció. La introducció descriu el propòsit de l'informe, el problema que està discutint i l'abast del problema. Per exemple, si el tema de l'informe és la manca d'estacionament al vostre lloc de treball, es descriuria el problema de l'aparcament, el motiu pel qual la vostra empresa ha de resoldre el problema i quins aparcaments està debatent.
Creeu una secció anomenada antecedents i propòsits que analitzarà qualsevol informació de fons rellevant. El destinatari de l'informe ja podria estar al corrent d'aquesta informació, però incloent-hi, donarà a la resta del comitè una visió exhaustiva i demostrarà el vostre coneixement del tema. Pel que fa a l'exemple d'estacionament, es pot parlar del fet que els lots eren adequats quan va començar, però des de la fusió de l'empresa el 2004, els nous empleats han tingut problemes per trobar aparcament.
Escriure una secció que analitzi les diverses solucions al problema. La gestió voldrà estar informada sobre totes les possibles solucions, o totes les possibles causes en el cas d'un informe analític, al problema. Cobreixi cada solució o provoqui amb detall i proporcioni proves per a cadascun.
Descrigui la millor solució o la causa més probable. Si vostè està advocant per una solució, proporcioni un pressupost i una línia de temps per a la solució perquè la direcció tingui una imatge clara de tots els diners i el treball que implica implementar la solució. Si esteu descrivint la causa més probable, expliqueu el que podria fer per abordar la causa.
Escriure una conclusió que resumeixi l'informe i reitera la necessitat d'implementar la seva millor solució o abordar la causa més probable. Proporcioneu informació d'acció, com ara les dates rellevants per a la reunió per votar sobre la solució o altra informació de la reunió.
Creeu una secció de cites que enumere totes les vostres fonts. Això permetrà a la direcció llegir més sobre el problema o verificar els vostres fets.
Col·loca els apèndixs, com ara una còpia d'una enquesta o un esquema detallat, al final de l'informe.
Creeu el resum executiu després d'escriure el cos de l'informe. A continuació, col·loqueu el resum executiu directament darrere de la taula de continguts de l'informe. El resum executiu hauria de ser d'aproximadament 1/10 de la durada del cos de l'informe i ha de ser una visió completa de tot l'informe. El propòsit del resum executiu és proporcionar un resum complet de tot l'informe de la comissió.
Escriviu la taula de continguts per última vegada, però col·loqueu-la darrere de la carta de transmissió. Quan hagueu acabat amb el cos de l'informe, escriviu tots els encapçalaments i subtítols principals i col·loqueu-los a la taula de continguts, juntament amb el seu número de pàgina.
Enllaça l'informe. Si el vostre informe només es llegeix una o dues vegades, una coberta de plàstic transparent amb un carpeta lliscant es veurà prou professional i serà duradora per a uns quants usos. Si el vostre informe ha de ser més durador, porteu-lo a una botiga de còpies i demana que estigui lligat. La botiga de còpies pot posar una tapa de plàstic d'alta qualitat a l'informe i inserir un enllaç al mateix. Una carpeta de pinces és una opció adequada i econòmica, però una unió espiral serà l'opció més durable i atractiva per només uns pocs dòlars més.
